Naplata potraživanja - vetar u leđa ili okov oko noge? - Minimax - internet knjigovodstveni i poslovni program (RS)

Naplata potraživanja – vetar u leđa ili okov oko noge?

Svi koji imaju i vode svoj biznis su u jednom momentu imali problema sa naplatom svojih usluga ili proizvoda, i kad tad su morali da obave onaj neprijatni razgovor kada sa pravom traže naknadu za uložen trud, rad, i materijal. Nažalost, ovi razgovori se relativno često vode, toliko da se ljudi prijatno iznenade ako budu na vreme plaćeni, a avansno plaćanje je skoro iščezlo. Istraživanja su pokazala da manji biznisi čekaju u proseku 72 dana da naplate svoje usluge i proizvode, što znači da je problem naplate potražnje prilično rasprostranjen  i učestao.

Postoje, međutim, strategije koje se mogu lako implementirati u svakodnevno poslovanje, a koje mogu pomoći da se izbegne problem oko naplate potraživanja. Iako to možda ne izgleda tako kada ste na mestu onoga koji očekuje novac, zaista se dešava da ljudi nekada zaborave da plate, pa bi običan podsetnik u vidu mejla bio sasvim dovoljan. Osim ovoga, u nastavku bloga ćemo razmatrati i ostale mehanike koje bi olakšale naplatu potraživanja.

 

Fakture nisu samo računi

Prva kategorija mogućnosti za lakšu naplatu potraživanja se tiče faktura, i načina na koje klijentima možete skrenuti pažnju na njihovu obavezu prema vama. U ovim prvim fazama trgovine je uvek preporučljivo da budete strpljivi i prijatni, ali da jasno stavite klijentima do znanja koja su vaša očekivanja.

Budite ažurni sa fakturama

Kako biste sebi povećali šanse da što pre budete plaćeni, jedan od saveta je da fakturu pošaljete čim isporučite robu ili odmah po završetku pružanja usluga. Uz ovo bi trebalo i obavezno napisati tačan datum do kada biste hteli da budete plaćeni, jer na taj način smanjujete mogućnost navodne zabune oko naplate potraživanja.

Pošaljite podsetnik pre fakture

Ukoliko niste u mogućnosti da odmah pošaljete fakturu, preporučljivo je da klijentima pošaljete podsetnik koji će ih obavestiti tačno kada će im stići faktura, i naglasite koje načine plaćanja prihvatate. Ovim ćete ih podsetiti da faktura stiže, ali ćete im dati i nešto vremena da srede svoje finansije, što vam može povećati šanse da budete plaćeni.

Obrazložite metode plaćanja, i redovno šaljite podsetnike nakon što pošaljete fakturu

Pri samom ugovaranju posla se preporučuje da detaljno obrazložite klijentima cenu vašeg proizvoda ili usluge, da bi i oni tačno znali šta plaćaju. Kako bi izbegli bilo kakve nesporazume, koji se lako i često koriste kao izgovor za kasno plaćanje, naglasite klijentima bitne datume, tačne visine rata, i načine plaćanja koje prihvatate. Uz sve ovo je i dalje dobra ideja slati klijentima podsetnike za plaćanje. Ukoliko imate mejl klijenta, i znate da ga redovno proverava i koristi, imate mogućnost da napravite automatske mejlove i da odredite tačne datume kada biste hteli da se ti mejlovi pošalju. Na ovaj način, uz minimalno truda, možete nekoliko puta u toku dva meseca od slanja fakture (koliko je i zakonski rok za isplatu) da naglasite klijentu da se momenat isplate približava.

Ovi podsetnici ni u kom slučaju ne bi trebalo da budu agresivni, pa ni pasivno-agresivni. U ovom stadijumu trgovine je jako važno na prijatan način samo skrenuti pažnju na dug jer svađalački ton može samo da pogorša situaciju i prolongira isplatu. Savesni klijenti sa kojima ne morate imati problema oko plaćanja, i sa kojima ni ranije niste imali, će ove podsetnike oberučke prihvatiti, a vi ćete polako graditi sliku o sebi kao o preduzetniku koji je predan i posvećen svom poslu.

 

Plaćanje unapred – nekada obavezno, a svakako korisno

Plaćanje unapred nažalost nije česta praksa kod nas, što ne znači da sa određenim klijentima ono nije moguće. Ovakav način plaćanja ne bi trebalo ni da očekujete od novih klijenata, jer njihovo poverenje u vas i dalje nije izgrađeno. Međutim, i za ovo postoji lek. Dešava se da ljudi ne žele da traže deo novca unapred u strahu da će zbog toga izgubiti klijenta, ali u tom momentu bi trebalo vi da se zapitate da li će vam takav klijent na duge staze više štetiti nego biti od koristi.

Tražite da vam isplate jedan deo pri samom ugovaranju posla

Sve češća praksa je tražiti deo novca pre nego što se roba ili usluga isporuči, pogotovo ako su veće sume u pitanju, jer na taj način vi osiguravate da ćete bar jedan deo novca dobiti. Ni jedan razuman klijent, sa kojim vredi održavati dugogodišnji poslovni odnos, se neće uvrediti ovakvim zahtevom, jer i oni shvataju da avans nije samo garancija da postoji saradnja, već je on zaista potreban da bi se prvi deo proizvodnje ili usluge mogao odraditi.

U zavisnosti od proizvoda ili usluge koju pružate, vi imate slobodu da raspodelite plaćanje kako vama odgovara, što znači da vaša puna cena može biti podeljena na više od dva dela, ukoliko to odgovara i vama i klijentu.

Tražite da vam plate sve unapred

Ova taktika je efektivna ukoliko već imate izgrađene dobre odnose sa dugogodišnjim klijentima, i možete da im dokažete da ste pouzdani, da mogu da se oslone na vas, i da mogu da vam veruju da ćete pružiti uslugu ili isporučiti proizvod onako kako ste se inicijalno dogovorili.

Međutim, ukoliko tek započinjete svoj biznis, šanse za ovakvu naplatu potraživanja su praktično nepostojeće kada su u pitanju veći projekti, ali ako su sume manje moguće je da ćete uspeti da se dogovorite sa klijentom da isplati sve odmah.

Zdrava, otvorena komunikacija je esencijalna za izgradnju kvalitetnog odnosa sa klijentom, zasnovanog na poverenju. Stoga vredi uložiti malo dodatnog vremena i truda da uverite klijenta da ste pouzdan saradnik i da može da vam veruje da ćete ispoštovati dogovor.

Ukoliko klijent nije spreman da plati unapred, moguće je da to čini jer nije sasvim siguran zbog čega vi insistirate na plaćanju pre nego što je proizvod uručen ili usluga pružena. Jedan od načina da steknete poverenje klijenta je da mu obrazložite, makar i grubo, vaš proces rada i vaše potrebe za taj konkretni projekat. Kada klijenti imaju ovakav uvid u finansije i aktivno učestvuju u celom procesu, brže ćete steći njihovo poverenje. Obrazložite im opseg posla, koji resursi su vam potrebni, i recite koje rokove ste postavili sebi. Osim što će klijent imati bolju sliku o saradnji, vi ćete dokazati da ste dobro promislili ceo proces i da ga ozbiljno shvatate (što vam je takođe odličan adut u izgradnji poverenja i dugoročnog odnosa).

Osim što vi možete da uverite nove klijente da je kolaboracija sa vama pouzdana, imate opciju i da zamolite klijente sa kojima već sarađujete da vam napišu preporuku. U današnje vreme su preporuke na platformama kao što su LinkenIn izuzetno vredne, i jedan od najboljih načina da budući klijenti steknu sliku o vama i vašem poslovanju. Savetujemo da ove preporuke stoje i na vašem vebsajtu, kao i na bilo kojim drugim društvenim mrežama ili platformama na kojima ste aktivni.

Tražite naplatu potraživanja pre nego što predate gotov proizvod

Ova taktika zahteva, za razliku od one prethodne o kojoj smo pisali, gde tražite isplatu pre nego što napravite proizvod, da vam klijent plati proizvod nakon što je on proizveden ali kada je još uvek u vašem vlasništvu. Na ovaj način ćete omogućiti klijentu da bude siguran da je proizvod gotov (zbog čega će im biti malo lakše da plate nešto što i dalje, tehnički, nije u njihovom vlasništvu) i da će biti njima na raspolaganju čim vi naplatite vaše potraživanje.

Ako je vaš proizvod u digitalnoj formi, postoje opcije koje vam omogućavaju da zaključate određene foldere i fajlove, i da klijentu date šifru tek nakon što vam plate. Možete im i poslati imejl sa obaveštenjem da ste završili posao, uključujuči i uputstvo za plaćanje i dostavu proizvoda.

 

Nagrade i kazne

Nagradite klijente koji brzo plaćaju

Nikada nemojte potceniti moć popusta, jer i najmanje sniženje cena prijatno utiče na klijenta. Zbog ovoga je preporučljivo uvrstiti ih u svakodnevno poslovanje, jer minimalno uloženog truda u sadašnjosti često daje bogate rezultate u budućnosti, kada su u pitanju poslovni odnosi. Jedna opcija je da ponudite popust od 5% na sledeću narudžbinu ukoliko je ova prva plaćena pre isteka zakonskog roka za plaćanje fakture (što je kod nas 2 meseca). Druga opcija je da ponudite popust (može biti od 5%, 10% ili više, u zavisnosti od toga šta vam vaše finansije dozvoljavaju) ukoliko je faktura plaćena u roku od 10 dana. Ako ne ispune ovaj rok, u obavezi su da plate punu cenu proizvoda ili usluge. Na ovaj način ćete podstaći klijenta da vam mnogo ranije plati više jer mu se to više isplati nego da plaća punu cenu svaki put. Ovakvi podsticaji ne moraju biti samo u vidu novca, več ih možete uvrstiti u vaše usluge (za blagovremeno plaćanje možete ponuditi pristup dodatnim opcijama ako je vaš proizvod neka vrsta aplikacije, na primer).

Kaznite klijente koji kasne

U poslovanju nikada nije loše voditi detaljnu evidenciju o klijentima, što između ostalog uključuje i informacije o plaćanju. Voditi evidenciju o tome kada je koji klijent platio je korisno jer ćete u isto vreme moći da vidite ko redovno plaća, ali i ko redovno kasni, što vam je korisna infomacija ako želite nekoga da nagradite a nekoga da kaznite.

Tokom pregovora za saradnju možete obrazložiti klijentu da imate mehanizam za kažnjenje klijenata koji kasne sa plaćanjem, koji podrazumeva da će naredna narudžbina ili pružena usluga biti skuplja zbog kašnjenja. Naravno, pre nego što kaznite klijenta preduzmite potrebne mere da ga obavestite da je vreme za naplatu potraživanja, što nekada može zahtevati čak i lično uručeno pismo ukoliko teško stupate u kontakt sa klijentom preko mejla ili telefonskog poziva.

 

Poverenje je ključ za uspešno poslovanje

Da zaključimo, kvalitetni poslovni odnosi sa klijentima, zasnovani na poverenju, su ono što će vam omogućiti uspešno poslovanje u budućnosti. Svakako, stvar na kojoj treba raditi uvek. Pored toga, verujemo da će vam primena saveta i tehnika koje smo naveli pomoći da ozbedite sigurniji cash flow, a samim tim i napredak vašeg biznisa.

Na kraju, kada iscrpite sve pozitivne tehnike i taktike, sagledajte sve aspekte problematične saradnje ili klijenta i uzmite u obzir da gubitak jednog klijenta, koji manjka u disciplini plaćanja, može biti prvi korak ka stabilnijoj finansijskoj situaciji.

Do sledećeg čitanja, aktivno potražujte i mudro donosite odluke u novoj 2019!

Povezane vesti