Službeni put - osnove uz realne primere - Minimax - internet knjigovodstveni i poslovni program (RS)

Službeni put – osnove uz realne primere

Bilo da smo krenuli na odmor ili pak idemo na službeni put, putovanja mogu da budu stresni događaji; rutina nam se menja, a imajući u vidu da su ljudi robovi navika, takva promena može lako da izazove greške i propuste. Službeni put ume da bude pogotovo stresan, jer pre svega imate veliku odgovornost prema firmi da dobro uradite vaš posao, ali takođe morate voditi računa o administrativnom aspektu službenog puta. Kako bismo vam olakšali sledeće poslovno putovanje, hteli smo da se osvrnemo na:

  • Osnovne odredbe službenog puta 
  • Potrebnu dokumentaciju
  • Troškove
  • Dnevnice 
  • Obračun poreza 

Kako se definiše službeni put?

Ukratko, službeni put je svako putovanje prilikom kog je zaposleni izmešten sa svog redovnog radnog mesta i poslat na drugu destinaciju gde ima obavezu da obavlja poslovne zadatke po nalogu poslodavca. Radno mesto mora biti jasno i precizno definisano u radnom ugovoru; nužno je da se zna tačna adresa radnog mesta zaposlenog, tako da adresa sedišta neke firme nije dovoljna ukoliko zaposleni radi u nekoj drugoj jedinici firme. Vreme provedeno u tranzitu od kuće do posla i nazad se ne računa kao službeni put, i zakonski se tretira drugačije u kontekstu obračuna. 

Dakle, službeni put je samo ono putovanje koje služi poslu i koje zaposleni vrši po nalogu poslodavca. Razlozi za službeni put mogu biti razni – sve od poslovnih konferencija i sastanaka, do edukacije zaposlenih – ali svi moraju biti strogo u vezi sa poslom. Letovanje ni u kom slučaju ne može da se računa kao poslovno putovanje, i u slučaju da firma plati deo privatnog putovanja nekome od svojih radnika poslodavac je dužan da prijavi trošak i dozvoli državi da ga adekvatno oporezuje. 

Međutim, šta se dešava kada je zaposleni na, recimo, obuci koja traje 3 nedelje i jedan vikend odluči da poseti susedni grad? Da li se i to putovanje računa kao deo službenog puta? Ipak se dešava u isto vreme.

Ne, ne računa se kao službeni put. To je lična odluka zaposlenog i njegovo pravo da iskoristi svoje slobodno vreme kako želi; to ne radi po nalogu poslodavca i u poslovne svrhe. 

Još jedan primer koji je pipave prirode je kada vlasnik firme prekida godišnji odmor jer je potreban u firmi iz nekog razloga, i zatim se vraća na godišnji odmor. Ni ovaj slučaj se ne računa kao poslovni put, jer se posao obavljao u samoj firmi a ne izvan nje na nekoj drugoj destinaciji. 

Koliko traje poslovni put i koliko daleko moramo otputovati?

Minimalna i maksimalna dužina službenog puta nije određena zakonom, već je na poslodavcu da to odredi opštim aktom i radnim ugovorom. Poslodavci imaju slobodu da urede ovo onako kako im najviše odgovara, ali u svakom slučaju je nužno definisati početak službenog puta datumom i časom, jer je satnica relevantna za obračun dnevnice, i beleži se u Nalogu za službeno putovanje. U slučaju da je službeni put unutar države, njegov zvanični početak je onog trenutka kada se krene iz firme. S druge strane, ukoliko se putuje u inostranstvo, službeni put počinje tek kada se pređe granica; ako se putuje avionom, poletanje aviona obeležava početak službenog puta. Ista pravila važe i za završetak poslovnog puta. 

Kao što je već pomenuto, ne postoje zakonske odrednice koje ograničavaju trajanje službenog puta, ali ipak postoji razlika između poslovnog putovanja i rada u inostranstvu. Naime, ukoliko zaposleni provede duže od 30 dana, u kontinuitetu, u inostranstvu ili provede više od 90 dana, sa prekidima, to se već može računati kao rad u inostranstvu. Ali, poslodavac je taj koji na kraju definiše ova dva pojma kako najviše odgovara njegovom poslovanju. 

Da bi moglo da se računa kao poslovno putovanje, zaposleni bi trebalo da pređu više od 50 kilometara. Ova cifra takođe nije zakonski određena, već je ustaljena praksa kod većine poslodavaca, ali su varijacije ipak moguće. U slučaju zaposlenih koji rade od kuće, svaki odlazak u sedište firme se smatra službenim putom i poslodavac je dužan da adekvatno obračuna troškove zaposlenog. 

Šta se dešava sa troškovima putovanja?

Po zakonu je poslodavac dužan da nadoknadi troškove zaposlenog tokom službenog puta u zemlji i inostranstvu, ali način na koji će to uraditi određuje poslodavac u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu. Troškovi koji mogu da se računaju kao deo službenog puta su samo oni koji su svrsishodni poslovanju; na primer, večera sa poslovnim saradnicima i klijentima spada u putni trošak, dok večera sa supružnikom ne može da se plati firminim novcem.

Postoje 3 varijante plaćanja troškova:

  • Poslodavac direktno plaća troškove
  • Poslodavac zaposlenim isplaćuje akontaciju pre puta i zaposleni time plaća troškove (akontacija se može dati u gotovini ili se može uplatiti na račun zaposlenog, i to može da se uradi u dinarima ali i u adekvatnim devizama; ukoliko zaposleni potroši više novca nego što ima na raspolaganju, poslodavac je dužan da isplati razliku zaposlenom, dok je s druge strane zaposleni dužan da vrati višak novca poslodavcu). 
  • Zaposleni plaća troškove koje mu poslodavac posle refundira

Vrste troškova za vreme službenog puta:

  • Osnovni: 

 

      1. Dnevnica – visina nije zakonski definisana, ali bi trebalo da pokrije troškove hrane i prevoza (javni prevoz, taksi, itd.); u slučaju da je dogovoreno sa zaposlenim da dnevnica pokriva i troškove hrane, zaposleni ne mora da prikuplja račune iz restorana i slično, jer se onda taj trošak ne refundira; dnevnica mora biti ista za sve zaposlene, bez obzira na ulogu u firmi. 
      2. Prevoz do jedne ili više destinacija službenog puta
      3. Prenoćište
  • Ostali:

 

    1. Pribavljanje vize
    2. Vakcinacije
    3. Reprezentacija
    4. Komunikacija (kupovina broja telefona u stranoj državi, plaćanje interneta)

Na primer:

Ako zaposleni sam obeduje, taj trošak se ne refundira jer se smatra da je plaćen u okviru dnevnice. Ali, ukoliko zaposleni ode na poslovnu večeru na potencijalnim klijentom, taj trošak može da se knjiži kao trošak poslovnog puta i refundira se. 

Slična situacija je i sa primerima u vezi prevoza. Naime, kada zaposleni kupi kartu za javni prevoz koji je nužan za obavljanje posla, taj trošak je takođe deo dnevnice i ne refundira se zaposlenom, ali ukoliko se iznajmi auto za neki duži put, to se smatra dodatnim troškom službenog puta i može se refundirati. 

Dnevnica

Kao što je pomenuto ranije, visina dnevnice za vreme službenog puta nije zakonski određena, što znači da je odluka u potpunosti na poslodavcu, koji je dužan da navede visinu dnevnice u Ugovoru o radu ili u Pravilniku o radu. Dnevnica mora biti dovoljna da pokrije troškove hrane i prevoza na destinaciji službenog puta i mora biti ista za sve zaposlene u firmi. 

Standardna praksa, kada je u pitanju obračun dnevnice u odnosu na trajanje službenog puta, pokazuje da za svaka puna 24h zaposleni ima pravo na 100% dogovorene dnevnice; isto važi i za ostatak od 12h – 24h. Međutim, ako je ostatak manje od 12h, tj. ako je između 8h i 12h, zaposleni ima pravo na 50% dogovorene dnevnice, a u slučaju da je ostatak manji od 8h zaposleni nema pravo na dnevnicu. Isto važi i za službeni put u inostranstvo. 

Primer obračuna dnevnice

Recimo da je zaposleni krenuo na službeni put 10. oktobra u 8h i vratio se 13. oktobra u 18h. Da bi mogla da se izračuna dnevnica, nužno je sabrati sve sate tokom kojih je zaposleni bio na službenom putu; u ovom primeru to je 82 sata, odnosno 3 cela dana (3 x 24h) za koje zaposleni dobija 100% dnevnice, plus ostatak od 10h za koji zaposleni ima samo 50% dnevnice. 

Šta se dešava sa porezom?

Iako nije zakonom određena visina dnevnice, zna se visina neoporezivog iznosa dnevnice –  2,349 dinara za punu dnevnicu i 1,174,50 dinara za pola dnevnice u slučaju da je službeni put u Srbiji, dok je neoporeziva dnevnica za službeni put u inostranstvo 50 evra – i ovaj iznos se uvek menja 1. februara. U slučaju da je poslodavac odredio da je visina dnevnice ista ili manja od neoporezivog iznosa, nije nužno prikupljati dokumentaciju koja će pravdati troškove (npr. račune iz restorana). 

S druge strane, ukoliko se isplaćuje dnevnica koja je viša od neoporezive dnevnice, plaća se porez od 10% na brutiranu razliku. Taj bruto se dobija tako što se razlika između oporezivanog i neoporezvanog iznosa podeli sa 0,9, i dobijeni iznos se oporezuje. 

Esencijalna dokumentacija

Odluka o službenom putu: Iako nije obavezna, neki poslodavci ipak žele da zvanično donesu Odluku o službenom putu. U tom dokumentu se navodi ko odlazi na službeni put, kada, gde i kojim povodom, kao i ko je odgovorno lice koje snosi troškove službenog puta, da li se zaposlenom isplaćuje akontacija i koja je visina dnevnice. 

Nalog za službeni put: Sadrži iste podatke koji se nalaze u Odluci o službenom putu, ali se koristi za isplatu akontacije. 

Obračun službenog računa: Ovaj dokument podnosi zaposleni nakon što se službeni put završi. Rok u kom bi zaposleni trebalo da podnese obračun nije zakonom definisan, već je na poslodavcu da sam odredi rok koji najviše odgovara poslovanju. U obračunu moraju biti navedeni datum i sat polaska i dolaska sa službenog puta, svi troškovi koje je zaposleni imao, kao i računi, karte, priznanice, i slipovi koji dokazuju te troškove. 

Ovo su neke osnovne informacije o službenom putu koje bi trebalo da vam pomognu da mirne glave otputujete. Ukoliko vas zanima više detalja u vezi službenog puta, ili bilo koja druga informacija o svetu knjigovodstva, možete se prijaviti na neki od naših besplatnih webinara gde se trudimo da odgovorimo na sva vaša pitanja.