Fakture bez pečata i potpisa – primena u knjigovodstvenoj praksi!

Krajem prošle godine, Ministarstva finansija i Ministarstva trgovine, turizma i telekomunikacija izdaju objašnjenje u vezi sa Zakonom o računovodstvu koje donosi osmeh na lice svakom preduzetniku. Naime, u ovom objašnjenju ministarstva daju detaljnije obrazloženje na temu toga šta se tačno smatra ispravnom fakturom, ponajviše kada su u pitanju fakture bez pečata i potpisa.

Dotični Zakon na snazi je od 2013. godine ali, kao što je to nekada slučaj sa zakonima, njegova primena i usvrstavanje u sistem nisu tekli najglađe. Većina preduzetnika i knjigovođa i dalje insistiraju na fakturama koje na sebi imaju pečat i potpis. Međutim, mi se nadamo da će izdato objašnjenje, i ovaj naš tekst, pomoći preduzetnicima i knigovođama da smanje obim papirologije koja prolazi kroz njihove ruke, i iskoriste sve prednosti donetog zakona.

Šta je tačno ispravna faktura?

Ukoliko danas odlučite da prestanete da prikupljate isključivo fakture sa pečatom i potpisom, kako da znate koje fakture su ispravne? Pogledajmo zajedno, na trenutak, šta je to ispravna faktura, ukoliko posmatramo ovaj kriterijum, po gorepomenutom Zakonu:

Saglasno članu 9. Zakona, verodostojnom računovodstvenom ispravom smatra se računovodstvena isprava koja je potpuna, istinita, računski tačna i prikazuje poslovnu promenu i čiju verodostojnost odgovorno lice potvrđuje potpisom, odnosno drugom identifikacionom oznakom.

Dakle, po ovom zakonu, svaki računovodstveni dokument čiji su podaci tačni, i koji sadrži ispravnu identifikacionu oznaku je ispravan. Međutim, šta su to tačno identifikacione oznake? U suštini, svaka oznaka koja potvrđuje identitet osobe koja je zadužena za ispravnost i tačnost datog dokumenta, smatra se identifikacionom oznakom. 

Na primer: ukoliko se na fakturi nalazi samo ime i prezime osobe koja je zadužena za istu, ta faktura se smatra ispravnom. Takođe, na njoj se može naći i bilo koja kombinacija sledećih identifikacionih oznaka: pečat, potpis, e-potpis, faksimil, itd. Najbitnije od svega jeste da je moguće utvrditi identitet osobe koja se navodi lako, i bez ikakve sumnje.

Činjenica da možete sve fakture, čak i elektronske, lako i brzo ispuniti i ozakoniti, bez razmišljanja o pečatima i potpisima, značajno će ubrzati Vaše poslovanje.

Elektronske fakture – bolje nego ikada

Digitalizacija poslovanje je nešto što nam je svima donelo već mnogo toga. Međutim, prednosti elektronskog poslovanja ne prestaju da izranjaju na površinu, pa je to situacija i sa fakturama bez pečata i potpisa. Naime, istim Zakonom kojim je propisano da se fakture mogu izdavati bez pečata i potpisa, propisano je i sledeće:

Članom 7. Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji, uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju („Službeni glasnik RS“, broj 94/17) predviđeno je da se elektronskom dokumentu ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku.

Gorenavedeni paragraf znači da možete u potpunosti početi da koristite elektronska dokumenta i fakture, bez brige da neka od državnih službi to neće prihvatiti. Objašnjenje koje je izdato prošle godine za preduzetnike, prethodilo je objašnjenje izdato svim državnim službenicima i službama. Zahvaljujući njemu, sve državne službe su sada svesne da su sva dokumenta, pa i elektronska, koja sadrže neku identifikacionu oznaku itekako validna.

Još jedna bitna stvar jeste da se sva dokumenta nastala u elektronskoj formi smatraju originalnim.

Ako niste sigurni kako da koristite fakture bez pečata i potpisa ili želite da saznate više o njihovoj primeni u praksi, pozivamo Vas da pogledate besplatni seminar koji Vam je dostupan na našem sajtu – prijavite se OVDE!

Vi ste odgovorni za organizaciju

Kada je u pitanju organizacija odgovornosti, Vi ste jedini odgovorni. Država se neće mešati u to ko je ovlašćen, a ko ne, za ispunjavanje i ovažavanje faktura. Na Vama, kao preduzetniku, je da odredite čija identifikaciona oznaka će učiniti fakturu, ili bilo koji drugi dokument, validnom. Takođe je na Vama da osigurate da su svi podaci na fakturi ispravni i prisutni. Podaci o kojima treba voditi računa su: naziv, adresa, JMPG, PIB, mesto, datum, itd.

U skladu sa članom 7. ovog Zakona, svako preduzeće, dužno je da internim aktom odredi lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost poslovnih promena, kao i da uredi sopstvenu računovodstvenu organizaciju. Ovo znači da, ukoliko odredite više lica, dovoljno je da samo jedno od njih potvrdi validnost fakture unosom svoje identifikacione oznake.

Mi verujemo da će ovo preduzetnicima veoma pomoći u svakodnevnom poslovanju, jer će moći da se oslone na više osoba, umesto da samo jedna osoba može da stavi svoj pečat i potpis.

Koristite prednosti Zakona

Ukoliko se odlučite da usvojite sve ove promene u svoje poslovanje, drastično ćete smanjiti uloženo vreme i materijal kada je u pitanju računovodstvo i knjigovodstvo.

Naravno, ništa od ovog Vas ne oslobađa provere datih dokumenata. Bez obzira što je broj prihvatljivih faktura porastao, i dalje morate uložiti pažnju i trud u potvrđivanje njihove tačnosti i validnosti. Međutim, to bi trebalo da traje dosta kraće i da bude značajno lakše za utvrditi.

Za kraj, ostavićemo Vas sa jednom veoma pozitivnom misli. Fakture bez potpisa i pečata Vam neće samo olakšati poslovanje, već će Vam omogućiti i da spasete po koje drvo! Da, tako je, manje faktura u pisanom obliku znači manje papira, što takođe znači manje posečenog drveća. Razmišljajte o tome na sledeći način: Vama je lakše i pomažete našoj planeti.

Pišite nam u komentarima, na mail, ili na društvenim mrežama! Povratne informacije nam pomažu da pišemo o stvarima koje Vas zanimaju, i da Vam pomognemo sa stvarnim, i veoma aktuelnim, problemima.

Do sledećeg puta, samo hrabro i bez pečata ili potpisa!