Kako prepoznati da je došlo vreme za promene?
Svaka osoba koja ima sopstveni biznis svesna je toga koliko se on od osnivanja pa na dalje razvija i kroz kakve je sve promene neophodno proći kako uspeh ne bi izostao. Sa porastom poslovanja, neizbežno se menjaju i načini rada kao i obaveze koje posao i svakodnevnica nameću. Isto tako su stalno prisutne i izmene Zakona i propisa koje je potrebno ispratiti kako biste poslovali u skladu sa Zakonom i kako se nehotice ne biste našli u problemu. Vrlo je moguće da će se sa povećanjem obima posla promeniti i forma vašeg poslovanja. Ovo naravno, zahteva dodatno angažovanje u oblasti knjigovodstva i rešavanje brojnih pitanja koja će se tokom postupka izmene forme preduzeća, ali i nakon njega, javljati. Dakle, pored toga što je nužno da ispratite sve navedene poslovne promene, postoje konstantne izmene i u knjigovodstvenom svetu. Da ne biste morali znati koje se od njih odnose na vas, a koje ne, očekivano je da ćete odabrati najboljeg mogućeg knjigovođu. Ali, sa rastom vašeg poslovanja povećava se i vaša potreba za tačnim, preciznim i brzim informacijama koje vam u datom trenutku može pružiti samo knjigovođa. Kako vaš biznis bude napredovao, izvesno je da ćete u jednom trenutku shvatiti da vam pružene informacije (najčešće telefonske) više nisu dovoljne jer će vam neki podaci biti potrebni više puta u toku dana i nećete moći da čekate na njih, te će samim tim postati jasno da je neophodno da napravite nove promene i uvedete knjigovodstveni program koji će vam biti dodatna podrška u poslovanju.
Kako odabrati prvi knjigovodstveni program?
Ukoliko ste doneli odluku da prvi put uvedete neki knjigovodstveni program u svoje poslovanje, vrlo je važno da jasno znate zbog čega vam je potreban. Zatim, napravite analizu i poređenje programa koja se nude na tržištu. Postoje određene stvari koje je potrebno da imate na umu pre nego što se upustite u odabir svog narednog poslovnog “saradnika”. Za početak, nemojte se pri izboru voditi cenom. Ono što vam na prvi mah deluje najpovoljnije ne mora biti idealno za vas i kasnije vas može daleko više koštati. Imajte na umu da potencijalne greške u izboru mogu izazvati ogromnu štetu, koja ne mora biti isključivo materijalne prirode. Na današnjem tržištu postoji veliki broj programa koji nude programska rešenja. Obratite pažnju na to koje tačno usluge određeni servis nudi, jer se njihove mogućnosti veoma razlikuju. Neki računovodstveni programi omogućavaju kompletno online poslovanje, što znači da ćete svojim podacima moći da pristupite u bilo kom trenutku, sa bilo kog mesta, ali i da ćete u samo par klikova moći da poslujete bez ikakvih papira. Imate naravno i dalje mogućnost odabira softvera koji se instaliraju baš na vašem računaru, njima pristupate samo iz svoje kancelarije. Pored ovako krupne razlike u načinu rada, ono šta vas treba da zanima je šta taj program može da pruži baš vašem poslovanju, vašoj delatnosti. Ako ste u mogućnosti uvek komunicirajte sa ljudima koji već koriste program, jer to pojačava osnovu za dobar odabir. Uvek tražite da program probate pre odabira jer tako dobijate realnu sliku rada. Kada se odlučite za neki softver jako je važno da uspostavite poslovno iskren odnos sa vašim savetnikom, da ustanovite u kojoj meri možete da računate na njihovu podršku i da budete sigurni da ćete da sarađujete sa savesnim i odgovornim ljudima.
Kako promeniti postojeći program?
Nisu retke situacije da ljudi koji već imaju odabran računovodstveni sistem sa kojim sarađuju odluče se na promenu i da pronađu novi. Razlozi za ovo su razni. Nekada program jednostavno ne poseduje opcije koje su vam potrebne i vi više ne želite da pravite kompromise. Ponekad se dešava da se nikako ne naviknete na funkcionalnost programa te se ponavljaju greške u radu koje želite da izbegnete. Dešava se i da kompanija dug vremenski period posluje sa određenim programom, ali ga vremenom “preraste”. Ili možda da kompanija ima računovodstveni softver koji joj je “prevelik” jer jednostavno ne koristi ga dovoljno i ne upotrebljava sve njegove mogućnosti. Iako se neki od ovih problema mogu rešiti otvorenim i iskrenim razgovorom sa softverskom kompanijom, u nekim situacijama rastanak je jedino rešenje. Tokom ove tranzicije potrebno je napraviti dobar i poslovni odnos čime se olakšava ceo postupak i jednoj i drugoj strani. Ovo znači da ćete razmisliti i u kom trenutku ćete menjati softver, jer iako se može desiti da zbog nezadovoljstva poželite da odmah prekinete ugovor ili kupite drugi program, najčešće se savetuje da sačekate kraj jedne ili početak naredne kalendarske godine kako biste u novu poslovnu godinu ušli sa zaključenim svim obavezama koje je prethodna godina donela. Naravno, jako je važno da pre ovakve promene znate koji su uslovi prekida saradnje. Pogotovo kada je u pitanju finansijski aspekt. Iz toga proizilazi da obavezno jasno ustanovite uslove saradnje i prekida koje će vaš novi poslovni saradnik imati.
Šta kada ste se odlučili na promenu?
Nakon što ste uradili dobru i detaljnu proveru tržišta, izuzetno je važno da zakažete razgovor sa vašim potencijalnim budućim saradnikom. Tada ćete temeljno da predstavite svoja očekivanja, i da objasnite šta je to što vam je potrebno od knjigovodstvenog programa, na koji način očekujete da će se ova saradnja odvijati. Na osnovu problema na koje ste do sada nailazili ovo je takođe i odlična prilika da uputite predstavnika softvera sa kojim komunicirate u sve pojedinosti vašeg biznisa. Imajte na umu da je ovde otvorenost i jasnoća vašeg izlaganja, vaših očekivanja, vaših pitanja i dobijenih odgovora- zaista od ključnog značaja. Nesmete ostavljati “sive” zone, nerešena pitanja, nejasne detalje ili nerastumačene odgovore. Vi u tom trenutku birate svoj glavni alat za rad. Po bitnosti pored vašeg biznis plana, kvalitetnih zaposlenih ovaj aspekt poslovanja, odabir programa, je u istom rangu. Na kraju, jednom kada dogovorite saradnju sa novim partnerom, ne zaboravite da ćete morati svu postojeću poslovnu i knjigovodstvenu dokumentaciju da preneste kod njih. Taj zahvat je proporcionalan sa brojem godina rada, brojem zaposlenih i obimom posla vašeg preduzeća. Minimax program vam ovaj postupak znatno olakšava, budući da daje mogućnost unosa dokumentacije u različitim formatima.
Vođenje sopstvenog biznisa vrlo često ume da bude zamorno i stresno, pa je jako važno da oko sebe imate saradnike koji će vam pomoći da sve probleme na koje nailazite rešavate brže i lakše. Koristeći pravi knjigovodstveni program izbeći ćete nepotrebne troškove, ali i uz mnogo manje truda rešavati sva knjigovodstvena pitanja koja se mogu javiti. Uz Minimax program imate mogućnost razmene dokumentacije sa računovođom bez ličnog odlaska do njegove kancelarije, putem računara ili besplatne mobilne aplikacije, što će vam u velikoj meri uštedeti vreme i eneregiju. Isto tako ćete moći u svakom trenutku da imate uvid u svoju poslovnu dokumentaciju, što vam može biti od velikog značaja pri organizaciji posla.
Jasno je da prelazak na novi knjigovodstveni program predstavlja korak u nepoznato, zato dajte sebi vremena da se priviknete na upotrebu programa i da savladate sve neophodne korake u procesu, a ukoliko uz sebe imate tim koji ulaže u edukaciju i koji je spreman na saradnju, ovo vam neće biti nikakav problem.
