Organizujte posao tako da se sa odmora vratite bez stresa
Odlazak sa posla na odmor vrlo često može biti mač sa dve oštrice. S jedne strane, odmor je nešto što jedva dočekamo, jer konačno možemo da imamo pauzu u svakodnevnoj rutini. Za odmor planiramo da čitamo knjige koje ne stižemo inače, da posetimo i istražimo nova mesta, i iskusimo što više novih i drugačijih događanja. S druge strane, imajući u vidu da su ljudi najproduktivniji kada imaju i prate određenu rutinu, odmor nekim ljudima vrlo često unosi dodatni stres u svakodnevni život.
Planiranje odmora je ozbiljan poduhvat koji oduzima dosta vremena i zahteva pazljivo planiranje kako bi se na najbolji mogući način iskoristio, što neretko opterećuje i zamara ljude, kako na privatnom tako i na poslovnom planu. Zbog ovoga ima ljudi koji bi radije preskočili odmor, ili ga skratili na produženi vikend, kako bi što manje poremetili poslovnu rutinu, jer je povratak na posao nakon odmora jednako stresan kao i planiranje samog odmora.
Nažalost, ne možemo predvideti sve što može poći po zlu kada odlazimo sa posla i vraćamo se nakon odmora, ali postoje koraci koje možemo pratiti kako bi se nivo stresa sveo na minimum, a početak svega je dobar plan.
Planiranje odlaska sa posla
Prvi korak je sastavljanje plana trenutnog stanja vaših obaveza na poslu. Napravite pregled napretka na svim projektima, kao i šta bi sve trebalo da se uradi dok ste vi odsutni. Zapišite šta biste radili da ne idete na odmor, kao i šta očekujete od klijenata i kolega. Da li čekate odgovor od klijenta, da li bi trebalo da dobijete ili posaljete neki izveštaj, šta god da je u pitanju najbolje je da sve stavite na papir. Ako imate sve vaše obaveze na jednom mestu, pregledno organizovane, lakše ćete se vratiti u rutinu.
Pored ovog generalnog plana, korisno je i da sebi napravite spisak zadataka koji bi trebalo da se urade čim se vratite sa odmora. Napišite na koje mejlove bi trebalo da odgovorite prvo, koje sastanke da održite ili posetite, i koje izveštaje, projekte i prezentacije prvo morate da završite. Prioriteti na poslu su dinamični i mogu se lako promeniti, ali ukoliko imate bar grubi plan, lakše ga je samo prilagoditi, nego pisati ispočetka prvi dan nakon odmora.
Obaveštenje klijentima
Osnova dobrog poslovnog odnosa je poverenje, a ono se ne može samo očekivati i podrazumevati. Poverenje se zaslužuje, kako ispunjenjem vaših obaveza prema klijentu, tako i odnosom koji gradite i održavate. Da bi se to poverenje izgradilo, potrebno je da vaš klijent zna da može da se osloni na vas da mu pomognete u poslovanju. Važno je da zna kako, kada, i u kojoj meri ste mu vi na raspolaganju. Zbog ovoga je od velike koristi da obavestite klijenta u kom periodu ćete biti odsutni, kako bi i oni mogli shodno tome da organizuju svoje poslovanje. Pored toga što vam ovakvo obaveštenje omogućava da još jednom stupite u kontakt sa klijentima i pokažete im da vodite računa i mislite na njih, ono će i vama omogućiti da efikasnije isplanirate svoje obaveze nakon odmora.
Ukoliko imate veliki broj klijenata, zgodno je da sastavite i postavite automatski odgovor na mejlove koji obaveštava klijente u kom periodu ćete biti odsutni, i kako mogu da vas kontaktiraju, ili kome da se obrate, ako bude bilo potrebe. Takođe možete i da iskoristite govornu poštu, tako da kada vas kontaktiraju telefonom klijenti dobiju poruku koja im saopštava vaše odsustvo i alternativni način komunikacije dok ste na odmoru.
Dan pre i dan posle odmora
Čak i ako često putujete, spremanje za odlazak na odmor može oduzeti dosta vremena i zahteva strpljenje. Neočekivani problemi, bilo u privatnom životu ili na poslu, se uvek mogu javiti i to često u najgorim momentima. Imajući ovo u vidu, pokušajte da obezbedite sebi jedan dan pre odlaska na odmor koji ćete iskoristiti da se spakujete na miru, ali i da isplanirate povratak na posao, bez pritiska svakodnevnih odgovornosti na radnom mestu.
Pored ovoga, bilo bi odlično ako biste mogli da se organizujete da imate i jedan dan slobodan kod kuće pre nego što se vratite na posao. Tada biste mogli da pregledate zadatke koji vas očekuju po povratku na posao, i da se pripremite za nove izazove. Takođe bi vam pomoglo da se dogovorite sa kolegama u firmi da vam pošalju mejl koji bi sumirao trenutno stanje na projektima, kao i aktuelna dešavanja i potencijalne promene koje su se dogodile dok ste bili na odmoru.
Ne možemo držati sve konce u rukama, i kako kaže Marfijev zakon – Sve što može poći po zlu, poćiće po zlu. Međutim, uz dobar plan možemo lakše da se nosimo sa potencijalnim promenama i problemima na poslu. Pokušajte da predvitite i pretpostavite šta se može dogoditi na projektima dok se odsutni, i smislite moguće načine da se oni reše. Krenite na vreme da razmišljate o ovome, i pokušajte da ne ostavljate sve za poslednji dan. Ako možete, nemojte planirati nove sastanke i projekte tik pre nego što odete na odmor, kao ni odmah nakon povratka. Oslonite se na vaš tim i nadređene koliko možete, a sa klijentima sarađujte kako biste uspostavili plan akcije koji će ići u korist obema stranama. Ovim ćete pokazati vašem timu da mu verujete, vašim nadređenima da ste odgovorni prema poslu, a sa klijentima ćete ojačati poverenje i održati kvalitetan radni odnos.
