Zakon o arhivskoj građi 2022. – da li zaista ove godine sređujemo arhivsku građu?

Jedna od gorućih tema ovih dana, iako možda ne izgleda toliko bitna za preduzetnike i kompanije, a jeste novi izazov i obaveza, jeste izvesni početak primene novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti. 

24. januara 2020. godine Narodna Skupština Republike Srbije usvojila je  Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti kojim se uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala bez obzira na oblik u kome oni nastaju, kao i uslovi i način korišćenja arhivske građe, ali i organizacija, delatnost i nadležnost arhiva u Republici Srbiji. Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti je stupio na snagu od 2. februara 2021. godine, a o samom Zakonu i osnovnim razlikama u odnosu na dosadašnje uslove, pisali i smo i prošle godine na našem blogu. 

 

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti odnosi se na sva pravna lica, bez obzira na to da li ona pripadaju javnom ili privatnom sektoru. S obzirom da se na primenu ovog Zakona čeka i dalje, a u međuvremenu smo dobili mnoga uputstva i preporuke za implemtaciju, pozivamo vas da se informišete i iskoristite sve dostupne izvore, kako biste na što bolji način ušli u nove promene. 

 

Na koja dokumenta se primenjuje Zakon o arhivskoj građi?

 

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti primenjuje se na čuvanje svih dokumenata u jednoj firmi. Prva pomisao na sliku koju dobijamo iz ove rečenice jeste prestravljenost i preplavljenost! Međutim, ne mora da bude. I to je ona pozitivna strana primene Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti. Ukratko, kategorije dokumenata u jednoj firmi su: 

 

• Računi
• Otpremnice 
• Prijemi
• Ugovori 
• Obračuni zarada 
• Izveštaji 
• I drugo…

 

 

Iako je spisak opšte poznat svima, stanje unutar kompanija nije često najidealnije kada je u pitanju čuvanje dokumentacije i to je upravo prva aoscijacija o kojoj smo pisali iznad. U bilo kom stanju da se nalazi dokumentacija u vašoj kompaniji u ovom trenutku, izvesno je da će sistematizacija, pravilno odlaganje i čuvanje biti obaveza. Na našem Minimax sajtu, pored mnogih korisnih vodiča, vebinara i informacija, možete pronaći i kompletan vodič sa vrlo jednostavnim pojašnjenjima i koracima za pripremu primene Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti. Da biste preuzeli ovaj ebook kliknite OVDE.

 

Kako početi sa pripremom za primenu Zakona o arhivskoj građi?

 

Po uputstvima Privredne komore Srbije koja su izdata krajem 2021. Godine, a u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Službeni glasnik RS“, br. 6/2020) ste u obavezi da nadležnom arhivu dostavite sledeću dokumentaciju:

 

– Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala

 

– Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

 

– Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

 

Prema najnovijim informacijama, predviđeno je da se sa obavezom dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu otpočne od 30.04.2022. godine. 

 

Udruženje Računovođa I Knjigovođa Srbije URIKS je zatražio zvanični odgovor na pitanje vezano za dostavljanje normativnih akata i ostale dokumentacije i roku 31.12.21. godine kao obavezi za dostavu istih. Dopis koji su dobili objavljen je u celosti za sve obveznike na teritoriji cele Srbije i možete ga pročitati OVDE.

 

Na kraju, na osnovu izdatih saopštenja, samog Zakona, ali i našeg iskustva i opširne saradnje koju negujemo sa celokupnim privrednim sektorom, a posebno sa emininetnim stručnjacima – računovođanja, knjihovođama i stručnim udruženjima, sumiramo i izdvajamo osnovne kategorije koje se nalaze u preduzeću, a koje je potrebno urediti Zakonom o arhivskoj građi i to su: 

 

• Opšta dokumentacija preduzeća
• Osnivanje i odluke organa upravljanja
• Opšti akti
• Radni odnosi
• Finansije i računovodstvo
• Bezbednost i zdravlje na radu
• Arhivsko poslovanje

 

Još je bitno ponovo napomenuti da su Zakonom predviđene novčane kazne za nepoštovanje propisanih obaveza u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom subjektu.

 

Mi vas pozivamo da ne primenjujete Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti samo radi izbegavanja kazne, već da iskoristite priliku i uredite dokumenatciju u svojoj firmi.

Ukoliko vam je potrebna pomoć, ne oklevajte da proverite rešenje koje nudi iCenter, naš ERP sistem.