Zašto uspešni preduzetnici ne koriste Excel za vođenje računovodstva

Excel je jedan od najkorišćenijih programa u svetu i mnogi poslovi bi danas bili praktično nezamislivi bez Excel-a, međutim računovodstvo nije jedan od njih. 

Bez obzira na brzinu programa i na mnoštvo opcija koje nudi, Excel i dalje ne može da pruži vama i vašem poslovanju sve što je potrebno za uspešno vođenje knjiga. 

U nastavku bloga ćemo se osvrnuti na mane Excel-a (u kontekstu knjigovodstva) koje se tiču uštede vremena, efikasnosti u radu, prevencije grešaka u računovodstvu, kao i sigurnosti poverljivih podataka. Krenimo redom.

Generično rešenje nikad nije pravo rešenje

Iako se Excel može činiti kao idealno rešenje za sve matematičke probleme, trebalo bi imati u vidu da je Excel ne nudi rešenje konkretno za potrebe knjigovodstva. Ovaj program ima mogućnost da izvodi kompleksne računice, ali on nije prilagođen potrebama knjigovodstvenog sveta, što znači da bi ozbiljne količine (dragocenog) vremena morale biti utrošene samo na prilagođavanje programa. 

Imajući u vidu situaciju iz prethodnog pasusa, Excel dobija još jedan minus jer on takođe mora da se plati. Naravno, i knjigovodstveni programi koštaju, ali je isplativije platiti program koji zadovoljava barem većinu, ako ne i sve knjigovodstvene potrebe jednog poslovanja, umesto plaćanja licence za program čije korišćenje oduzima više vremena nego što štedi. 

U današnje vreme je prilično lako doći do piratske verzije raznih programa, pa i Excel-a, međutim to sa sobom povlači ceo novi set problema. Pre svega je ilegalno koristiti piratske verzije i neretko se dešavalo da firme moraju zbog toga da plate kaznu. Uz ovo, postoji opasnost i od virusa koji su čest kompanjon piratskog softvera, i koji mogu da ugroze sigurnost vrlo pipavih podataka. 

A šta ćemo sa izveštajima?

Izveštaji su esencijalan deo svakog poslovanja jer omogućavaju jasan pregled prethodnog stanja i efikasnije planiranje za budućnost, ali oni nažalost nisu mogući sa Excel-om. Odnosno, Excel ne nudi efikasan način sastavljanja izveštaja na način na koji knjigovodstveni programi uglavnom rade u unapred pripremljenim šablonima baš za knjigovodstvene izveštaje. Stoga, vi ste prepušteni svojoj snalažljivosti da pronađete najbolji način pravljenja kompletnog izveštaja, uključujći i njegovu formu.

S tim u vezi, nužno je napomenuti da je korišćenje Excel-a i dalje mnogo efikasnije nego da se sve radi peške, ali definitivno nije najbolje rešenje na raspolaganju. Knjigovodstveni programi poput našeg Minimax-a se mogu lako uklopiti u praktično svaku firmu i skrojeni su tako da nude rešenja koja su nužna za efikasno vođenje knjiga.

Bezbednost podataka

Imajući u vidu sa kakvim podacima knjigovođe raspolažu svaki dan, izuzetno je važno da se obezbedi njihova sigurnost. Međutim, ni ovde ne može Excel da vam pomogne.

Excel iako ima opcije za zaštitu podataka – poput zaključavanja dokumenata, dodavanja digitalnog potpisa, i ograničavanja opcija u okviru dokumenta koje su dostupne nekoj osobi (npr. možda želite jednoj osobi da omogućite da koristi samo opciju sortiranja podataka u dokumentu) – na vama je da za svaki dokument sami podesite ove bezbednosne mere, a svi znamo da retko kad možemo da odvojimo toliko vremena. 

S druge strane, Minimax je od starta pravljen tako da uzme u obzir najčešće situacije i probleme sa kojima se knjigovođe i preduzetnici susreću i prema njima nudi konkretna rešenja i olakšava ceo proces.

Ranije smo pomenuli da je opasno koristiti piratske verzije programa jer to povlači sa sobom mnoge komplikacije. Pre svega, velike su šanse da uz program dobijete i virus koji može ozbiljno da vam naudi i poremeti poslovanje. Malver može lako da pristupi podacima i da ih kompromituje, a može i da pristupi vašem uređaju i veb kameri.

Piratske verzije programa takođe mogu da se sruše (i to uglavnom u najgorem momentu, naravno), i ne mogu da se ažuriraju kao legalni programi, što znači da program nikada zaista nije potpuno siguran za korišćenje. 

Excel, u stvari, uopšte nije jednostavan program

Jedini razlog zbog kod bi trebalo da se odlučite da kupite neki alat za poslovanje je efikasnost – taj alat ima smisla koristiti jedino ako vam rešava neki problem na način koji vama odgovara i time vam olakšava svakodnevni rad. Excel se ne uklapa baš u ovaj opis, kada je u pitanju knjigovodstvo.

Excel je ima širok spektar alata za obradu i analizu podataka, što ne ide zaista u korist knjigovođama i preduzetnicima. On je dosta zahtevan program, tako da uglavnom previše vremena (kog retko koje poslovanje ima viška) ode na samo učenje programa, a zatim i na podešavanje dokumenata tako da se uklapaju baš u vaše poslovanje. Imajući u vidu da specijalizovani knjigovodstveni programi postoje, ulaganje ozbiljne količine vremena u učenje samo jednog od alata u poslovanju počnje polako da gubi smisao. 

Džungla formula, funkcija i opcija u Excel-u ne samo da oduzimaju vreme, već i otežavaju prevenciju i pronalazak grešaka, i to je možda čak najveći minus. Virusi i malveri su opasni, ali nisu svakodnevni problem kao ljudska greška. 

Ako ste ikada radili sa Excel-om, onda su vam sigurno poznati problemi o kojima smo pricali, a jedan od načina da zaobiđete sve prepreke kojima Excel sputava vaše poslovanje je da probate Minimax. Ko zna, možda je stvoren za vas.