Mitovi o upravljanju vremenom koji sputavaju vašu produktivnost

U poslovanju su se vreme i novac poistovetili, učinivši vreme dragocenim resursom, a efikasno upravljenje tim vremenom preko potrebnom veštinom u svakom poslovanju. Kao i svaka druga veština, efikasno upravljenje vremenom zahteva iskustvo, dobro poznavanje svojih mogućnosti i mogućnosti zaposlenih, ali je jednako važno znati i koji mitovi o upravljanju vremena mogu više vremena da vam oduzmu nego što vam uštede.

Odredjivanje prioriteta

Postavljanje prioriteta je prvi i osnovni korak ka efikasnom upravljanju vremena, mada se ta činjenica lako zaboravi u lavini hitnih zadataka i mejlova koji odmah zahtevaju vašu punu pažnju. Međutim, poštovanje postavljenih prioriteta je upravo ono što vas drži na glavnom putu do vašeg cilja, bilo da je to završetak nekog projekta ili sklapanje novih poslova.

Efektno postavljanje prioriteta je veština koja se stiče i uči vremenom, međutim postoje taktike koje vam mogu pomoći da odlučite koliki prioritet vam je određeni zadatak na poslu. Jedna od taktika je matrica Hitno-Bitno koju je osmislio američki predsednik Ajezenhauer, i ona olakšava određivanje prioriteta nekog zadatka tako što vam omogućava da kategorizujete zadatke po tome koliko je koji hitan ili nije hitan, i koliko je bitan ili nije bitan za trenutno postavljen cilj.

Manjak delegiranja

Neretko se dešava da je ljudima lakše da sami urade nešto jer im se čini da će to biti brže nego da delegiraju zadatke nekome i da onda imaju obavezu da objašnjavaju kako i sta bi trebalo da se uradi. Nažalost, ovo nije održiva praksa imajući u vidu da se vremenom obim posla povećava, sto dovodi do toga da držanje svih uzdi postaje kontraproduktivno jer sve manje vremena imate da zadacima na poslu posvetite adekvatan nivo pažnje. Ovo ima negativan uticaj ne samo na vašu produktivnost i efikasnost, već i na generalnu produktivnost i napredak firme.

Ponekad je potrebno inicijalno uložiti više vremena na davanje smernica i planiranje, kako bi na duge staze uspeli efikasno da koristite vreme na raspolaganju i da se zaista posvetite vašim osnovnim zaduženjima. Delegiranje poslova ne samo da vama štedi vreme, već i pokazuje ostalim zaposlenima da imate poverenja u njih, što je uvek prijatno doživeti.

Multitasking

Jedan od najstarijih mitova je taj da su ljudi zaista sposobni da multitaskuju. Naime, istraživanja su pokazala da ljudi nemaju sposobnost da zaista rade više stvari odjednom već da im se pažnja samo brzo pomera sa jednog zadatka na drugi. Ovo ustvari znatno otežava mozgu da uspešno procesuira sve aspekte određenog zadatka ili problema, što je najčešći razlog zbog kog se dešavaju propusti koji kasnije oduzimaju vreme da bi se rešili.

Iako se čini možda kontraintuitivno više vremena posvetiti nečemu sad kako bi na duge staze zapravo uštedeli vreme, ovo je zaista tačno. Onda kada punu pažnju posvetite pojedinačnim zadacima drastično smanjujete šanse za greške, jer omogućavate mozgu da sagleda celu situaciju i da se na miru, bez prekida, priseti svih resursa, saveta i procedura koje su najefikasnije u datoj situaciji.

Odlaganje odmora

Da, kvalitetan odmor je podjednako važan faktor u efikasnom upravljanju vremena. Kada kažemo kvalitetan odmor, akcenat stavljamo na kvalitetan jer, kao i uvek, odmor neće imati efekat koji bi mogao ukoliko se ne potrudite koliko možete da se zaista odmorite. Kvalitetan odmor podrazumeva da prestanete sa poslom u potpunosti i odvojite vreme za druge aktivnosti, poput šetnje do prodavnice, pauze za ručak, i slično, jer jedino na taj način vaš mozak uspeva da dobije momenat predaha.

Iako se čini da biste više vremena uštedeli ako biste ručali za računarom i još ponešto malo radili, slična je situacija kao i sa multitaskingom koji smo prethodno pomenuli – kada nista u potpunosti fokusirani na zadatak, šanse za greške i previde se znatno povećavaju. Osim što odlaganje odmora može trenutno da vam napravi problem, ono ima i dugotrajne posledice na vašu produktivnost. Naime, naš mozak nije u mogućnosti da jednako fokusirano i sa istim nivoom pažnje radi 8 sati bez prestanka, što se bez pogovora da videti u našem radu. Stoga je kvalitetan odmor neophodan, kako bi u periodima između odmora mogli efikasnije i produktivnije da radite.

Sastanci, sastanci, sastanci…

Novougovoreni poslovi su uvek lepa vest, to je ono ka čemu svi streme, međutim novi klijenti će imati i neke nove potrebe, nove zahteve i ideje o kojima se najčešće raspravlja na sastancima. Čak i danas kada su nam razne platforme i aplikacije za onlajn komunikaciju dostupne, svaki klijent naravno da ima pravo da želi da se sastane sa vama licem u lice, što vremenom može da vam popuni dan od jutra do kraja radnog vremena.

Sastanci se ne mogu da se eliminišu, naravno, ali mogu da se ograniče. S obzirom na to da se većina ljudi u toku pre podneva oseća najodmornije, pre podne bi trebalo ostaviti slobodno da ljudi mogu da se fokusiraju na svoje primarne zadatke, a sastanke zakazivati kasnije u toku dana jer oni često ne zahtevaju da budete jednako fokusirani kao što biste bili da rešavate neki problem u produkciji, na primer. Takođe se preporučuje da makar jedan dan u nedelji niko od zaposlenih nema ni jedan sastanak, kako bi u potpunosti mogli da se posvete svojim zadacima.

Neophodno je naglasiti da ne postoji jedinstveno rešenje za efikasno upravljanje vremenom, jer svi radimo na drugačije načine. Stoga je nužno uložiti i nešto vremena u istraživanje strategija i taktika planiranja i organizacije kako biste skrojili vama jedinstven način rada.