Šta je centralni registar faktura i šta on sadrži?
Centralni registar faktura je baza podataka koju uspostavlja Ministarstvo finansija za Trezor. U CRF registruju se fakture i drugi zahtevi za isplatu izdati od strane poverioca iz javnog sektora i privrednog subjekta, odnosno između dva subjekta iz privrednog sektora.
Zakon koji je doveo do postojanja CRF-a kao institucije, donet je 2013. godine. Međutim, 2017. godine, Ministarstvo finansija redefinisalo je svoj stav kada je u pitanju CRF. I to u tri tačke:
- Dužnici više neće podnositi fakture
- Poverioci su jedini koji podnose fakture
- Kršenje obaveza dovodi do kaznenih mera
Fokus se sklonio sa dužnika na poverioca, jer je poverioc taj koji naplaćuje fakturu. Samim tim, na poveriocu je da osigura da je faktura naplaćena, pa makar i pozivom nadležnih organa da sankcionišu dužnika.
Trezor, u ovom slučaju, vrši samo ulogu posrednika i čuvara podataka. Ministarstvo finansija je to koje zapravo vršu kontrolu preuzetih obaveza u javnom sektoru (evidentiranje, praćenje i izveštavanje o izmirenim obavezama). U Centralnom registru faktura, s druge strane, nalaze se svi podaci o samim fakturama: naziv, javni broj korisnika javnih sredstava (JBKJS u daljem tekstu), broj fakture, datum izdavanja, ukupan iznos, komentar. Naravno, CRF sadrži i sve podatke o poveriocima i dužnicima, kao i podatke o fizičkim licima.
Ko se prijavljuje i kako? Učesnici postupka registracije
U Centralni registar fakture (CRF u daljem tekstu) prijvaljuju se: pravna lica, poverioci, dužnici, fizička lica (lokalni administrator i lokalni korisnik).
Poverioc može biti bilo koje pravno lice, međutim, kada su dužnici u pitanju, postoje ograničenja. Ukoliko ste iz privatnog sektora, najbitnije Vam je da li je pravno lice sa kojim poslujete registrovana u CRF-u, i da li možete tamo da nađete njihov JBKJS.
Link za Centar korisnika javnih sredstava možete naći ovde. KJS možete tražiti putem web aplikacije koja se redovno ažurira, ili ručnom pretragom dokumenta koji se ažurira jednom mesečno i sadrži sve relevantne KJS. Unesite potrebne podatke u naznačena polja, što više podataka to bolje, i pronaćićete JBKJS privrednog subjekta koji ste tražili, ukoliko on postoji.
Dužnici po tipu korisnika se registruju kao tip korisnika 0, 1, 2, 3, 4, 6. Preduzetnici fizička lica i fizička lica se ne registruju.
Kako se prijavljuje?
Privredno lice započinje proces prijave tako što zahteva registraciju fakture u CRF. Zatim kreira svoj nalog, od CRF-a dobija povratnu informaciju da je registracija uspešno obavljena, i sada može da kreira fakturu. Privredno lice obrađuje fakturu u internom sistemu, štampa instrukcije za plaćanje i prosleđuje KJS u roku od 3 dana.
Autorizovani korisnik pristupa servisu koristeći svoj nalog kako bi proverio zavedenu fakturu. Ovaj korak prijave zavisi od tačnosti unetih podataka, i zahteva saradnju između poverioca i dužnika. Svaka greška oduzima vreme i strpljenje, te je najbolje u potpunosti ih izbeći upotrebom kvalitetne komunikacije.
Sledeći korak je prikazivanje detalja fakture, praćen obradom fakture u internom sistemu. Zatim privredno lice ispostavlja nalog za prenos, na osnovu kog CRF proverava postojanje fakture i registruje plaćanje.
Poslednji korak koji privredno lice mora da obavi jeste postavljanje statusa fakture na izmireno.
Ukoliko želite da vidite grafički prikaz celog procesa prijave, kliknite ovde.
Postupak registracije faktura
Proces registracije faktura započinje unosom podataka fizičkog lica administratora, i vrlo je bitno da podaci budu uneti ispravno. Najčešća greška prilikom registracije je nepravilno unošenje e-mail adrese. Ovaj podatak je ujedno i najbitniji, te je bitno utvrditi njegovu tačnost.
Sa sajta trezora je potrebno skinuti neophodnu dokumentaciju, koju možete naći ovde. Prilikom ulaska u nalog, obavezno naznačite da ulazite prvi put, ukoliko je to slučaj. Nakon što prikupite svu potrebnu dokumentaciju, nosite je u upravu trezora koju ste uneli prilikom registracije kako biste započeli proces registracije.
Onog trenutka kada je registraciona forma popunjena i poslata, nije više moguće ponoviti registraciju za isto pravno lice. Ukoliko registracija sadrži greške, potrebno je obratiti se nadležnoj organizacionoj jedinici uprave za trezor, kojoj ste podneli zahtev za registraciju, sa zahtevom za ukidanje pristupa CRF.
Registraciju možete izvršiti ovde, pritiskom na dugme Registracija u gornjem desnom uglu stranice. Budite pažljivi prilikom unosa podataka o pravnom licu i o administratoru, jer ova dva skupa podataka ne moraju nužno biti ista. Podatke u brojevima organizacionih jednica možete naći klikom na link ispod naznačenog polja u koje ti podaci idu.
Na Vašu email adresu stići će Vam potvrda da je registracija izvršena. Takođe, u istom mejlu, dobićete token za izmenu podataka i dokument pod nazivom „registration.pdf“. Ovaj dokument treba da odštampate, potpišete, pečatirate, i zajedno sa svim ostalim potrebnim dokumentima, odnesete u nadležnu organizacionu jedinicu trezora.
Unos fakture
Da bi ste registrovali neku fakturu, potrebno je uneti je u CRF. Fakture se mogu unositi pojedinačno, grupno, ili korišćenjem Rest interfejsa. Rest interfejs se koristi samo u slučaju da grafički interfejs centralnog registra nije na raspolaganju. Za uspešno registrovane fakture dobija se IDF – identifikator fakture.
Kako biste registrovali neku fakturu, potrebno je da unesete sledeće podatke:
- JBKJS dužnika
- Broj fakture/profakture (a to je u stvari poziv na broj ili instrukcija za plaćanje)
- Iznos
- Datum izdavanja
Za tačnost unetih podataka zaduženi su dužnik i poverilac. Tako da, obavezno proverite više puta da li su uneti podaci ispravni. Do greške može doći prilikom unosa podataka, ali i prilikom dostavljanja istih.
Datum izdavanja fakture je datum registracije fakture.Ukoliko otkazujete ili menjate fakturu, bitno je da budete svesni da se datum izdavanja fakture menja u datum kada je fakture otkazana ili izmenjena.
Postoji li lakši način unosa faktura na CRF? Da, postoji!
Kako biste sebi olakšali čitav proces, i sveli broj potrebnih koraka na jednocifren broj, koristite Minimax. Osim svih prednosti koje sa sobom donosi elektronsko knjigovodstvo, Minimax nudi i vrlo kratak, i jednostavan, proces registracije faktura u CRF.
Nakon što otvorite svoj Minimax nalog i postavite sve potrebne parametre, idite u podešavanja. U podešavanjima idite na Uredi, i pronađite polje „Korisničko ime za CRF“. U ovo polje unesite vaše korisničko ime, i time povežite Vaš CRF nalog sa Vašim Minmax nalogom.
Ukoliko ste povezali Vaš Minimax nalog sa Vašim CRF nalogom, svaku fakturu napravljenu u Minimaxu možete automatski poslati u CRF klikom na dugme „Pošalji račune“
Ukoliko želite da saznate više o CRF-u i registraciji faktura, pogledajte naš besplatni vebinar klikom na link. Nadamo se da smo Vam pomogli da bolje razumete šta je to CRF, i kako se koristi!
