MARIJA ĐORĐIĆ, Računovodstvena agencija Experta: „Kako je Minimax ispunio sva naša očekivanja“

Iskustvo koje Računovodstvena agencija „Experta“ ima sa programom Minimax, dragoceno je za sve buduće korisnike. Zašto smo ovu agenciju uzeli kao primer na koji treba obratiti pažnju?

marija-đorđić-experta-iskustvo-knjigovodstveni-program-minimax

Računovodstvena agencija „Experta d.o.o.“ osnovana je 2018. godine. Klijenti ove agencije su pre svega mikro i mala pravna lica i preduzetnici iz oblasti digitalnih usluga – programiranja, dizajna, digitalnog marketinga, savetovanja i prevođenja, a među klijentima „Experta“ ima i nekoliko firmi koje se bave pružanjem računovodstvenih usluga za klijente iz Severne i Zapadne Evrope. Na dugoj listi klijenata su i firme koje se bave proizvodnjom, investicijama u građevinarstvu i veleprodajom. Tim agencije „Experta“ čine osam zaposlenih.

– Ono što okupira najveći deo našeg vremena jeste komunikacija sa klijentima. Otuda i stalna potreba da se ista neguje i unapređuje. Kroz svakodnevnu podršku klijentima, pomažemo da svoje poslovanje usklade sa zakonskim propisima i posvete se svom core business-u. Druga važna stavka na koju stavljamo akcenat jeste ravnoteža privatnog i poslovnog u životima naših zaposlenih. Naše radno vreme je sedam sati dnevno, odnosno trideset pet sati nedeljno. Trudimo se da naši zaposleni budu zadovoljni i odmorni, a time i spremniji da svakodnevno odgovore na izazove ovog intenzivnog i odgovornog zanimanja, kaže Marija Đorđić na početku razgovora.

Sve prednosti kojima „Minimax“ osvaja korisnike 

– Na Minimax smo prešli 2017. godine. Prvo smo ga primenili kod jednog klijenta, u momentu kada program koji smo prethodno koristili, nije mogao da zadovoljni naše potrebe. Program je implementiran i kod klijenta i kod nas, i tada smo prvi put primenili sistem rada u kojem klijent unosi jedan deo podataka, obično nabavku i prodaju, na koje se mi nadovezujemo. Ranije smo strahovali od takve podele posla. Brinuo nas je gubitak kontrole nad kvalitetom unetih podataka – da li će klijenti prepoznati kada smeju a kada ne da odbiju PDV iz ulaznih računa, da li će nam biti potrebno više vremena i truda da pronađemo i ispravimo eventualne greške nego što bi bilo potrebno da sami sve proknjižimo… Posle kraćeg uhodavanja ovaj sistem se pokazao efikasnim a Minimax odličnim rešenjem za nas, i od 2018. godine poslovne knjige za sve klijente vodimo isključivo u njemu. Danas u Minimaxu vršimo knjiženja, vodimo blagajne i evidencije osnovnih sredstava, vršimo obračun amortizacije, zarada, zakupa, službenih putovanja zaposlenih kod klijenata. Kod klijenata kojima je to neophodno, u Minimaxu vodimo robno i proizvodnju (klasa 9), priseća se Marija Đorđić početka rada u tada novom i nepoznatom programu.

I u primeru „Experte“ jasno se pokazala razlika između „Minimaxa“ i drugih računovodstvenih softvera.

– U prethodnom programu koji smo koristili, obračun zarada nije bio revnosno rešen, pa smo određene obračune morali da radimo prvo ručno a zatim u programu. Takođe, svaka poreska prijava popunjavana je ručno. U početku nam to nije predstavljalo veliki problem. Međutim, kako je agencija rasla, postalo je neprihvatljivo i to je bio neposredan povod da tražimo novo rešenje. Sada sve vrste isplata u okviru zarada imamo u programu kroz različite predefinisane obračune. Poreske prijave kreira program, naše je da prijavu uvezemo na ePoreze, proverimo i predamo. Prednosti zbog kojih smo se odlučili da pređemo na „Minimax“ su brojne. Najpre, program obuhvata (skoro) sve što je potrebno jednom knjigovodstvenom servisu, i na svim poljima je podjednako jak – knjiženje dokumentacije, robno i proizvodnja, PDV obračun, obračun amortizacije, vođenje blagajne i obračun zarada, zakupa i drugih prihoda fizičkih lica. Dalje, vrlo je važno to što program ima jednostavan i intuitivan korisnički interfejs, to što se redovno ažurira i usklađuje sa izmenama propisa i to što ima stalnu besplatu podršku putem mejla. 

Naša sagovornica kaže da je time „Minimax“ ispunio primarne potrebe njihove agencije i klijenata ali da tu nije bio kraj pogodnostima koje su ih dočekale tokom rada u novom programu.

– Od lepih dodataka, istakla bih da Minimax nakon unosa BOP-ova iz predatih poreskih prijava kreira naloge za plaćanje, koji mogu da se importuju u ebanking rešenja većine domaćih banaka. To posebno raduje naše klijente sa velikim brojem zaposlenih, jer ne moraju ručno da puštaju nekoliko desetina ili stotina naloga za plaćanje na dan kada isplaćuju zarade. Minimax kao rešenje u cloud-u, dozvoljava rad sa bilo kog mesta, što se pokazalo kao vrlo praktično, naročito tokom pandemije. Od kuće smo, vrlo jednostavno, preko naših računara i veb browsera otvarali Minimax program i nastavljali da radimo kao da smo u kancelariji. Koristimo Minimax-ovo poštansko sanduče u koje klijenti ubacuju svoju skeniranu poslovnu dokumentaciju koju mi nakon toga preuzimamo u digitalnom obliku i knjižimo. Ako kasnije želimo da proverimo određeno knjiženje, ne moramo da listamo po registratorima kako bismo pronašli originalni dokument koji smo knjižili. Dokumentacija ostaje nadalje dostupna na klik u okviru naloga za knjiženje. Mogućnost zajedničkog rada sa klijentima je takođe napredna opcija koju koristimo. Klijenti mogu da unose različitu dokumentaciju ili da samo prate ono što smo mi evidentirali i povlače izveštaje. S obzirom na to da imamo solidan broj stranih klijenata, velika prednost je mogućnost povlačenja bilansa na stranom jeziku.

Iz svega navedenog može se zaključiti da se ovo iskustvo slaže sa iskustvom svih naših korisnika koji, koristeći napredne opcije Minimaxa, zapravo postižu praktičnost u radu ali i štede vreme za obavljanje drugih radnih zadataka.

– Prelazak na Minimax eliminisao je različite dvostruke unose. To nam je uštedelo vreme i smanjilo mogućnost greške. Na primer, u prethodnom programu posebno smo unosili podatke za robno knjigovodstvo i PDV evidenciju a posebno smo ih knjižili u finansijskom knjigovodstvu. Kod Minimaxa nije takav slučaj. Jednom kada unesete račun, rešili ste i evidentiranje prijema robe, i PDV podatke i knjiženja u glavnoj knjizi. Godišnji obračun amortizacije radili smo ručno, kroz Excel. Jedan broj klijenata tražio je da se obračun amortizacije vrši na mesečnom nivou kako bi troškovi bili pravilno raspoređeni po mesecima, zbog izveštavanja. Minimax ima automatski obračun i mesečne i godišnje amortizacije. 

 

Upravljanje programom na dohvat ruke, u svakom trenutku


Opcija upravljanja „Minimaxom“ putem računara, mobilnog telefona ili tablet računara, veliki je benefit mnogim korisnicima.

– Lično koristim mogućnost pristupa Minimaxu i sa mobilnog telefona. Obično mi je tako nešto potrebno kada hoću na brzinu da pogledam neki podatak za našu firmu, koju takođe vodimo u Minimaxu. Vlasnici knjigovodstvenih agencija su takođe privrednici koji vode računa o naplati usluga, visini troškova, obračunu zarada za svoje zaposlene. Zbog intenziteta posla, obično o svojoj firmi razmišljamo uveče dok odmaramo, ili tokom vikenda na nekom porodičnom izletu. Zgodno je ako možemo začas da proverimo neki podatak koji nam je u tom momentu neophodan. Ponekad se dešava i da klijentima hitno treba neka informacija iz programa. Takve situacije su retke, ali mogu biti stresne ako niste u mogućnosti da odreagujete ili vam je za rekaciju potrebno da sednete za računar ili odete u kancelariju. 


„Za promene na bolje uvek je pravo vreme“

– Period uhodavanja kojeg se svi pribojavamo, mnogo je kraći nego što očekujemo. Bar je tako bilo u našem slučaju. Zbog svakodnevnih obaveza, odlagali smo ovu promenu. Nikad nije bio dobar momenat. Onda smo jednostavno „presekli“ i počeli da koristimo program u sred meseca, što je najmanje zgodan trenutak za promene u računovodstvu. U našoj branši, svi smo pretrpani obavezama, i ponekad od sitnih, svakodnevnih poslova nemamo vremena za krupnije odluke i promene. Treba se boriti protiv toga – povremeno „povući kočnicu“, napraviti prostora za neophodne aktivnosti i neke bolne rezove, zarad sopstvene i dobrobiti klijenata i zaposlenih, poručuje Marija Đorđić na kraju razgovora.

 

RAČUNOVODSTVO KAO INSPIRACIJA ZA ŠIRENJE ZNANJA

Marija Đorđić se računovodstvom i poreskim savetovanjem bavi od 2012. godine. Prvih nekoliko godina bilo je to u okviru Alibris d.o.o. u kojem je bila jedan od osnivača, a od 2018. godine i samostalno, kao osnivač i direktor Experta d.o.o. Od ulaska u ovu branšu, pored vođenja firme, aktivno piše stručne tekstove za blog računovodstvene agencije koju vodi, ali i za različite poslovne portale kao što su MojaFirma.rs, MojeFakture.rs, SamSvojGazda.rs, Domen.rs i drugi. Učestvovala je na brojnim vebinarima i edukacijama za privrednike i preduzetnike od kojih je nekoliko bilo u organizaciji Minimax-a.  

(Visited 614 times, 1 visits today)