Arhivska knjiga je od 2021. godine zakonska obaveza za sva pravna lica u Srbiji. Ona predstavlja centralni inventar celokupnog dokumentarnog materijala i arhivske građe koju jedno pravno lice stvori tokom poslovanja. Dakle, evidencija o celokupnoj dokumentaciji nastaloj u radu firme. Vodi se u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS”, br. 6/2020).
Vrlo važno, prepis arhivske knjige za prethodnu godinu dostavlja se nadležnom arhivu do 30. aprila tekuće godine.
Zašto je vođenje arhivske knjige uopšte uvedeno?
Cilj vođenja arhivske knjige je da se sistematski evidentira i prati kompletna dokumentacija koja nastaje u poslovanju jednog pravnog lica ili preduzetnika kako bi se obezbedilo očuvanje, pravovremeno sređivanje i po potrebi predavanje važnih dokumenata državnim arhivima.
- Evidencija i kontrola dokumentacije – omogućava praćenje celokupne dokumentacije, njeno poreklo, vrstu, rok čuvanja i mesto gde se nalazi.
- Pravna i poslovna sigurnost – u slučaju kontrole, sudskih sporova, poreskih ili drugih inspekcija, arhivska knjiga služi kao dokaz o postojanju i čuvanju dokumentacije.
- Smanjenje rizika od gubitka važnih dokumenata – sistematizacija i klasifikacija olakšavaju pronalaženje i upravljanje dokumentima.
- Zakonita obrada i arhiviranje – ispunjava se zakonska obaveza i izbegavaju se potencijalne kazne.
- Priprema za predaju arhivske građe – arhivska knjiga pomaže u identifikaciji dokumenata koje treba čuvati trajno i koji se nakon određenog perioda predaju nadležnim arhivima.
U praksi, to znači da svaki dokument koji nastane tokom poslovanja (npr. ugovori, fakture, rešenja, dopisi) bude upisan u arhivsku knjigu sa osnovnim podacima: naziv, datum, broj akta, rok čuvanja i lokacija gde se čuva. Dakle, važno je upamtiti da se u arhivsku knjigu ne unosi sadržaj dokumenata, već se dokumenti grupno popisuju prema kategorijama, godini nastanka i rokovima čuvanja.
Ko je u obavezi da vodi arhivsku knjigu?
Zakon propisuje da su u zakonskoj obavezi vođenja arhivske knjige privredna društva, javna preduzeća, ustanove, organi lokalne samouprave, nosioci javnih ovlašćenja I druga pravna lica.
Fizička lica nisu obavezna da vode arhivsku knjigu.
Prepis arhivske knjige za prethodnu godinu se dostavlja nadležnom arhivu do 30. aprila tekuće godine.
Kako izgleda Arhivska knjiga i šta sadrži?
Arhivska knjiga se vodi u skladu sa propisanim Obrascem AK (Pravilnik o obrascu arhivske knjige). Može da se vodi u papirnoj formi ili elektronski – npr. u Excelu, Wordu, softveru za dokumentaciju kao što je Minimax.
Upis se vrši hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, a za svaki unos evidentiraju se: redni broj i datum upisa, godina nastanka materijala, kategorija dokumentarnog materijala (prema sopstvenoj Listi kategorija), klasifikaciona oznaka, rok čuvanja, količina (npr. broj fascikli ili veličina digitalnog fajla), lokacija čuvanja (fizička prostorija ili vrsta uređaja), primedbe i broj eventualnog zapisnika o uništavanju.
Šta je Lista kategorija dokumentarnog materijala?
Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja je obavezan interni akt svakog pravnog lica koji sadrži pregled svih vrsta dokumentacije koje to lice stvara u toku svog poslovanja, uz jasno određene rokove čuvanja za svaku kategoriju. Ona predstavlja osnovu za pravilno vođenje arhivske knjige i mora biti izrađena u skladu sa propisima, a zatim odobrena od strane nadležnog arhiva.
Lista mora da ima saglasnost nadležnog arhiva i da se redovno ažurira u skladu sa promenama propisa ili organizacione strukture.
Svaka kategorija u listi obuhvata:
- Naziv dokumentarnog materijala
- Klasifikacionu oznaku (ako postoji)
- Rok čuvanja (u godinama ili kao „trajno“)
- Redni broj kategorije
Što se tiče uništavanja određene dokumentacije, ono nije dozvoljeno bez validne i usvojene Liste kategorija, čak ni ako je formalno istekao zakonski rok čuvanja.
Saveti za pravilno vođenje arhivske knjige
Vodite knjigu kontinuirano, bez ponavljanja rednih brojeva
Arhivska knjiga je jedinstvena i centralna evidencija. Vodite jednu, jedinstvenu arhivsku knjigu, koja se ne razdvaja po godinama – svi redni brojevi se nastavljaju hronološki iz godine u godinu. Ukoliko arhivska knjiga nije vođena ranije – dokumentacija iz prethodnih godina mora se naknadno popisati.
Originali, ne kopije
U arhivsku knjigu se upisuju samo originalni dokumentarni materijali. Kopije i duplikati se ne evidentiraju.
Ne mešajte dokumente sa različitim rokovima čuvanja
Preporučuje se da u istom registratoru budu samo dokumenti sa istim rokom čuvanja – radi lakšeg uništavanja nakon isteka roka i izbegavanja grešaka.
Lokaciju čuvanja označite precizno i prilagodljivo
Za papirnu dokumentaciju preporučuje se da se lokacija (polica, ormar, prostorija) piše grafitnom olovkom. Kod elektronskog materijala – navodi se vrsta i mesto uređaja. Promena lokacije dokumentacije unutar iste adrese ne mora se prijavljivati arhivu – ali se mora uredno voditi u knjizi.
Izmena Liste kategorija (organizacione strukture ili poslovnih procesa) moguća je uvek uz saglasnost nadležnog arhiva.
Prepis arhivske knjige
Prepis arhivske knjige, koji se dostavlja nadležnom arhivu do 30. aprila za prethodnu godinu, mora trenutno da se pošalje u fizičkom obliku, tj:
Odštampan (npr. na papiru A4 formata),
Overen (ako organizacija koristi pečat),
Potpisan od strane odgovornog lica u firmi (npr. direktor, pravno lice koje je imenovano da vodi evidenciju).
Iako mnogi već vode arhivsku knjigu elektronski (npr. u Excelu, Wordu, ili kroz softver), trenutno nije dozvoljeno da se ona šalje elektronskom poštom ili putem portala – zakon i arhivi još uvek zahtevaju fizičku dostavu.
Dakle, čak i ako imate digitalnu arhivsku knjigu, prepis za arhiv morate fizički odneti, poslati poštom ili mejlom, sve dok ne bude omogućena zvanična elektronska predaja – što se očekuje u budućnosti, ali još nije regulisano.
Minimax modul arhivske knjige
Minimax poslovno-knjigovodstveni ima zaseban modul za arhivsku knjigu koji omogućava da arhivsku knjigu kreirate brzo, precizno i u skladu sa zakonom, direktno iz programa koji već koristite za svakodnevno poslovanje.
Bilo da dokumentaciju čuvate u fizičkom ili elektronskom obliku – modul će vam pomoći da sve unesete tačno, pregledno i na vreme, jednostavno i najvažnije – u skladu sa zakonom.
Kako funkcioniše modul za arhivsku knjigu u Minimax-u, koje podatke automatski povlači, a šta unosite sami – i kako sve to izgleda u praksi?
Modul je posebno koristan za organizacije koje deo dokumentacije čuvaju elektronski (npr. na javnim portalima poput SEF-a), a deo i dalje u papirnom obliku – na fizičkim lokacijama.
Podaci se u Arhivsku knjigu u programu unose poluautomatski:
- Za pojedine kategorije dokumentacije, Minimax automatski broji dokumente koji su već kreirani unutar programa.
- Za druge vrste dokumentacije, predviđen je jednostavan ručni unos.
Dokumenta se upisuju hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Zahvaljujući ovoj funkcionalnosti, korisnici Minimax-a mogu da pripreme i odštampaju zakonski usklađenu Arhivsku knjigu, bez dodatnih alata, komplikacija i troškova.
Sadržaj je isključivo informativne prirode. Minimax ne pruža pravne, poreske ili računovodstvene savete. Za dodatne informacije obratite se nadležnim institucijama ili ovlašćenim stručnjacima.
