Ono što klijent na kraju vidi kao tačan obračun, prijavu ili izveštaj rezultat je znanja, iskustva i pažljivih provera. Iza toga stoje i sati prikupljanja dokumentacije, usklađivanja podataka i rešavanja pitanja koja nisu uvek vidljiva u konačnom rezultatu.
Povodom Međunarodnog dana računovođa, 10. novembra, želimo da odamo priznanje tom radu. Svesni smo odgovornosti koju nosite i vremena koje ulažete da bi podaci bili provereni, obaveze ispunjene, a klijenti pouzdano informisani.
Naš doprinos je razvoj alata koji vam olakšava svakodnevne zadatke. Tri oblasti u kojima takva podrška može da bude posebno korisna jesu prijem dokumentacije, obrada podataka i evidencija pruženih usluga.
1. Prijem dokumentacije: manje traženja, bolji pregled
Jedan dokument stiže mejlom, drugi kroz poruku, a treći tek nakon podsećanja. Kada se dokumentacija dostavlja kroz više nepovezanih kanala, uz samu obradu pojavljuje se i dodatni posao: pronaći dokument, proveriti da li je već dostavljen i utvrditi šta još nedostaje.
Zato je korisno sa klijentom jasno dogovoriti gde dostavlja dokumentaciju, do kada i kako označava ono što zahteva dodatno objašnjenje. Dobra polazna tačka je jednostavno pitanje: možete li za jednog klijenta lako da utvrdite šta je primljeno, bez pretraživanja više prepiski?
Minimax podržava ovu saradnju kroz zajednički pristup podacima i više načina razmene dokumentacije. U Poštansko sanduče dokumenta mogu da stižu mejlom od klijenata i drugih pošiljalaca, a moguće je i primanje bankovnih izvoda. Povezanost sa Sistemom elektronskih faktura omogućava prijem i slanje elektronskih faktura. Klijent može i da putem mobilne aplikacije očita QR kod fiskalnog računa i račun direktno priloži u Minimax.
Ove mogućnosti vredi uključiti u dogovor sa klijentom: šta se preuzima kroz povezane sisteme, šta on dostavlja i kojim putem. Tako obe strane imaju jasniju sliku o tome šta je dostupno za obradu, a šta još nedostaje.
2. Obrada podataka: manje ponovnog unosa, više prostora za stručnu kontrolu
Za knjigovodstvene agencije koristan način da preispitaju svakodnevni proces jeste da isprate put jednog dokumenta, od prijema do knjiženja. Izaberite postupak koji često ponavljate i zabeležite korake. Gde se isti podatak ponovo unosi? Kada se vraćate na dokument? Šta čeka dodatno objašnjenje?
Posebno obratite pažnju na pomoćne evidencije. Da li podatak unosite u tabelu, pa zatim u program? Čemu taj međukorak služi i da li je i dalje potreban? Takva provera može da otkrije postupke koji su nekada imali smisla, a ostali su deo rutine i nakon promene načina rada.
U Minimaxu knjigovođa i klijent rade u istoj bazi podataka. Kada klijent unese izdati ili primljeni račun, podaci su već dostupni za dalju obradu. Nakon potrebnih provera, uključujući PDV tretman i podešavanja artikala, potvrđivanjem dokumenta nastaju odgovarajuća automatska knjiženja.
Vaše znanje je ključno za proveru kako je poslovna promena evidentirana i kako se odražava na povezane evidencije, obračune i izveštaje. Zajednička baza i automatizovani postupci omogućavaju da se taj rad nastavi na već unetim podacima.
Za početak izaberite jedan postupak u kojem ćete ukloniti nepotrebno prepisivanje ili jasnije raspodeliti korake. Nakon nekoliko ponavljanja proverite da li ima manje vraćanja i čekanja, uz očuvanu tačnost i preglednost.
3. Evidencija usluga: neka obavljeni posao bude vidljiv
Pored redovnih mesečnih poslova, klijenti traže dodatne izveštaje, provere, obračune i savetovanje. Kada se dodatni zahtevi ne evidentiraju tokom rada, na kraju meseca teško je sagledati sve što je za pojedinog klijenta urađeno.
Vredi zato proveriti: da li imate pregled pruženih usluga i da li on odgovara dogovorenom načinu naplate? Taj pregled olakšava razgovor o obimu angažovanja, naročito kada poslovanje klijenta raste.
Minimaxova opcija Obračun usluga omogućava da za svakog klijenta podesite cene i naplatu po paušalu, broju usluga odnosno poslovnih promena ili njihovoj kombinaciji. Na osnovu evidentiranih knjiženja i obračuna, prema podešavanjima, program priprema mesečni obračun. Dodatne usluge, poput savetovanja ili pripreme dokumentacije, unosite posebno. Pre izrade računa možete pregledati stavke, a zatim pripremiti nacrte računa za klijente.
Dostupan je i pregled knjiženja, obračuna i dokumenata po klijentima, kao i pregled rada zaposlenih. Tako evidencija postaje korisna osnova za sagledavanje obima posla i formiranje cena usluga.
Vaše znanje i vreme zaslužuju podršku
Dobro poznajete posao koji obavljate i odgovornost koju on nosi. Upravo zato vaše vreme zaslužuje pažnju: vreme za proveru, stručnu procenu, razgovor sa klijentom i odluke koje zahtevaju iskustvo.
Kroz razvoj Minimaxa, uputstva, edukacije i korisničku podršku nastojimo da vam pomognemo da njegove mogućnosti primenite u svakodnevnom radu. Od lakšeg prijema dokumentacije do jasnijeg pregleda pruženih usluga, cilj je da imate pouzdan oslonac u obavljanju svog posla.
Povodom Međunarodnog dana računovođa, hvala vam na znanju, pažnji i odgovornosti koje svakodnevno ulažete u poslovanje svojih klijenata.
Iza svakog tačnog broja stoji računovođa. A iza dobrog računovođe treba da stoji program na koji može da se osloni.
Sadržaj ovog teksta ima isključivo informativni karakter. Seyfor d.o.o. ne pruža pravne, poreske niti računovodstvene savete. Za tumačenje konkretnih situacija potrebno je obratiti se nadležnim institucijama ili ovlašćenim stručnim licima.
