Iako se primarna svrha pojma poštanskog sandučeta tokom vremena nikada nije menjala, digitalizacija je dovela do mogućnosti njegove šire primene. Na primeru poslovno-knjigovodstvenog programa jasno se može zaključiti da je novi način prijema i slanja putem elektronskog poštanskog sandučeta, postalo neophodnost u brzoj i efikasnoj razmeni dokumenata.
Poštansko sanduče je jedna od bitnih funkcionalnosti Minimaxa. Pojačana potražnja za Minimax softverom koji ima mogućnost direktnog slanja eFaktura i povezanost sa SEF-om, ne jenjava praktično od kraja 2021. godine, odnosno pre početka primene Zakona o elektronskim fakturama pa sve do danas. Osim eFaktura, putem Poštanskog sandučeta vrši se prijem izvoda iz banke, masovno slanje izdatih faktura putem emaila za kupce koji nisu korisnici SEF-a i prijem drugih važnih dokumenata u xml i pdf formatu.
Iako ima mnogo prednosti, izdvajamo četiri svrhe u koje se Poštansko sanduče najčešće koristi.
Slanje i prijem eFaktura, uvid u status fakture
Korisnici Minimaxa od stupanja Zakona o elektronskom fakturisanju, u najvećoj meri koriste Poštansko sanduče za direktno slanje faktura u SEF. Gotovo u sekundi nakon slanja, faktura je na portalu. Na tabu izlazni dokumenti, nakon osvežavanja sandučeta možemo pratiti status izdate fakture. Pored toga, u posebnom odeljku Poštanskog sandučeta pod nazivom „ulazni dokumenti“, knjigovođa i klijent koji istovremeno mogu da koriste program, primaju eFakture sa SEF-a od svojih dobavljača. Ukoliko je dobavljač danas poslao eFakturu, ona će već sutra biti u ulaznim dokumentima Poštanskog sandučeta. Korisnik programa u svakom momentu kroz Poštansko sanduče može da prihvati ili odbije prispele eFakture. Zeleno su označene fakture koje su odobrene, a crveno one koje su odbijene pa samim tim neće biti ni knjižene u odeljku Minimaxa „primljeni račun“. Kada korisnik Minimax programa odobri prispelu eFakturu, preuzima je iz sandučeta i knjiži. Dobija opciju da eFakturu priloži novom primljenom računu ili postojećem primljenom računu, ukoliko je taj račun već proknjižen. Program transparentno prikazuje pregled knjiženja svih računa.
Beskontaktno – bespapirno poslovanje
Posebno interesantna opcija Poštanskog sandučeta jeste razmena dokumenata između knjigovođe i klijenta, klijenta i dobavljača – dakle svih onih koji učestvuju u kreiranju i knjiženju faktura. Putem besplatne mobilne aplikacije Minimax, u odeljku „primljeni računi“ postoji mogućnost da se račun fotografiše i on će se istovremeno pojaviti u programu. Ukoliko to uradi klijent, on ne mora fizički da dostavlja fakturu dobavljača (pod pretpostavkom da nije korisnik SEF-a), već je šalje knjigovođi koristeći Poštansko sanduče. Knjigovođa istog momenta može da knjiži fakturu. Ovakvo beskontaktno, odnosno bespapirno poslovanje pravi značajnu uštedu vremena.
Razmena dokumenata putem Minimax mejla
Korisnik Minimax programa u Poštanskom sandučetu može da napravi svoj e-mejl u okviru Minimax naloga. Ovo je vrlo praktična opcija jer putem Minimax e-mejla, banka, dobavljač i bilo koje drugo lice, može da šalje izvod banke, fakturu, ugovor ili drugu dokumentaciju koja dalje ide u proces knjiženja. Najkraće rečeno, Minimax mejl omogućava razmenu dokumenata u svakom smeru. Osim toga, ukoliko korisnik nije na SEF-u a koristi Minimax, dobavljač može da mu šalje fakture upravo preko ovog mejla. Ovaj deo Poštanskog sandučeta daje opciju obaveštavanja o svakom primljenom mejlu.
Baza dokumenata za radnike i stranke
U posebnom odeljku Poštanskog sandučeta mogu se čuvati dokumenta poput ugovora sa radnicima ili ugovora sa komitentima. Na taj način pravite svoju bazu podataka odnosno bazu dokumenata. Na primer, ako je korisnik napravio Ugovor sa radnikom, dokument može da pošalje na email u Minimaxu ili ručno doda u sanduče preko opcije +dodaj datoteke. Datoteke koje su označene kao ostalo u sandučetu mogu se dalje dodavati radniku i stranci u šifarniku ili samom nalogu za knjiženje.U bazi zaposlenih, osim Ugovora o radu, mogu da se čuvaju na primer i rešenja o godišnjem odmoru i ostala dokumentacija. Na isti način se čuvaju i ugovori sklopljeni sa drugim pravnim licima. Ukoliko je korisnik, na primer, definisao rabat sa drugim pravnim licem i to dokumentovao, taj skeniran ugovor može da se sačuva u bazi dokumenata Poštanskog sandučeta i kasnije doda u podešavanju stranke u šifarniku.
Ukoliko želite da pogledate praktičnu upotrebu Minimax Poštanskog sandučeta iskoristite besplatni period od 30 dana i probajte program. U tom periodu steknite jasnu sliku rada kroz program, kontaktirajte podršku kroz besplatne zahteve za pomoć, uverite se kako je jednostavno napraviti i poslati račun kupcu. Tokom demo perioda pored pisane pomoći kojoj pristupate kroz program ili prepiske sa podrškom- možete i pozvati 021/63-100-64 i čuti se sa ljubaznim i preduzmljivim članovima Minimax tima.
Pročitajte još:
Nova funkcionalnost Minimaxa za one koji imaju webshop na WooCommerce platformi, kao i kompletna rešenja za one koji tek planiraju otvaranje webshopa.
Kako podrška Minimaxa može da vam pomogne, saznajte OVDE.