Razlike između ponude i predračuna često su nejasne velikom broju ljudi, pa se neretko dolazi u nedoumicu šta bi od to dvoje trebalo poslati, a da se ne napravi nikakva greška pri sklapanju poslovne saradnje. Pored toga, često se pojavi i sumnja u to u kom trenutku je potrebno poslati avansni račun i šta tačno on predstavlja u poslovanju.
U praksi se često susrećemo sa situacijom u kojoj potencijalni klijenti traže da im se dostavi ponuda umesto predračuna, pa tako do njih ne dođu neophodni podaci za uplatu. Dešava se i suprotno, klijenti će tražiti predračun misleći na ponudu, pa će po prijemu istog pomisliti da su sada u obavezi da izvrše uplatu. Ove suptilne razlike između ponude, predračuna i avansnog računa, ukoliko se ne poznaju, često mogu stvoriti negativan utisak kod potencijalnog poslovnog saradnika i ugroziti moguću buduću saradnju, pa je jako bitno da ih uočite i naučite šta tačno predstavlja svaki od osnovnih koraka.
Razlika između predračuna i ponude
Mnogi davaoci usluga često nisu baš sigurni u kom trenutku treba da izdaju predračun, a u kom da pošalju ponudu. Pa, u čemu je razlika?
Prvi korak pri sklapanju nekog posla jeste sastavljanje ponude. Ponuda predstavlja dokument u kom će detaljno biti objašnjene sve usluge koje se nude, najčešće sa svim cenama i specifikacijama. Iako može ličiti na račun, ne postoji nikakva određena struktura u kojoj se ponuda mora izdati, niti ćete sa njom prolaziti kroz bilo kakvo knjiženje. Ona jednostavno predstavlja prikaz usluge i njene cene koju vaša firma nudi, prikazana neformalno i neobavezujuće. Slanje ponude samo po sebi ne znači da je posao sklopljen i da je klijent dužan da bilo šta plati – to je samo informativni dokument na osnovu kog će se doneti dalje odluke. Iako je u ponudi najčešće prikazana cena usluge, ona ne mora biti istaknuta već može biti ostavljena za kasniji dogovor, a čak i ako postoji kao stavka ne znači da će to biti konačna dogovorena cena, jer je ona često podložna promenama.
Predračun bi predstavljao korak dalje ka ostvarivanju saradnje, mada ni on nije obavezujući dokument i to što ste nekome poslali predračun ne znači da on mora da plati usluge. Ipak, smatra se da predračun ima veću „težinu“ od ponude jer predstavlja korak nakon prihvatanja ponude. Takođe, ukoliko vam neko izda predračun, to znači da traženu robu odnosno uslugu može da isporuči nakon uplate. Ipak, kao i ponuda, ni predračun se ne knjiži, odnosno ne predstavlja knjigovodstveni dokument.
Za razliku od ponude, predračun će najčešće sadržati podatke za uplatu, budući da on na neki način predstavlja poziv na uplatu. Klijent u ovom periodu, bez obzira na dobijene podatke za uplatu, još uvek nema nikakvu obavezu da uplatu i izvrši i može u potpunosti da odustane od poslovne saradnje. Profaktura, odnosno predračun, za razliku od fakture, ne stvara obavezu plaćanja PDV-a u slučajevima kada plaćanje nije izvršeno i roba nije dostavljena, pa zbog toga predstavlja odličan korak pre izvršenja same usluge i njenog plaćanja, nakon čega ćete naravno izdati i fakturu.
Avansni račun
Kada ste prihvatili ponudu i dobili predračun uglavnom posle toga sledi uplata dostavljaču robe, odnosno usluge. Baš tada će vam biti potreban avansni račun. Avans sam po sebi predstavlja uplatu koja je izvršena pre nego što je sama roba dostavljena, odnosno to je novac koji se da unapred dok se čeka na dostavu dogovorene robe ili izvršenje usluge. Lice koje prima avans je u zakonskoj obavezi da za isti izda račun, što znači da će on biti i knjigovodstveno evidentiran. Važno je napomenuti da je avansni račun poslovni dokument koji svi mogu da izdaju, ali su obveznici PDV-a u obavezi da ga izdaju. U svakom drugom smislu, avansni račun je potpuno isti kao i „običan“ račun, tj. ne zahteva nikakvu posebnu formu niti specifičnosti. Onda kada se roba isporuči ili usluga izvrši, neophodno je napraviti konačni račun koji će pored iznosa avansa sadržati i sve druge stavke, kao i eventualne razlike u ceni nastale nakon dostave robe. Bitno je takođe napomenuti da obveznik obračunava i plaća PDV u poreskom periodu u kom izda avansni račun i primi uplatu po osnovu njegovog izdavanja.
Ukoliko ste u nedoumici da li da kao prvi korak pošaljete ponudu ili predračun, osim ukoliko nije u pitanju izuzetno formalna saradnja sa velikim kompanijama, najčešće se savetuje da se ipak odlučite za ponudu. Predračun bi mogao da bude sledeći korak ka ostvarivanju saradnje kojim ćete nešto formalnije pozvati potencijalnog klijenta na plaćanje usluge. Format ovih dokumenata nije propisan, ali kako biste ostavili dobar utisak savetuje se da ponuda, predračun i račun budu napravljeni po sličnom obrascu. Naravno, ne postoje nikakve prepreke da klijent plati usluge i bez slanja ponude i predračuna, pa ćete u tom slučaju izdati samo račun, odnosno avansni račun ukoliko je uplata realizovana pre usluge. Iako razlike između ovih pojmova nisu velike, važno je da ih poznajete, kako ne bi dolazilo do bespotrebnih nejasnih situacija i kako biste svoj biznis uvek predstavili u najboljem mogućem svetlu.
Kakav je postupak u slučaju eFaktura?
Podsetimo se najpre osnovnih obaveza vezanih za eFakture propisanim Zakonom o elektronskom fakturisanju. U svrhu izdavanja, prijema i slanja, država je pokrenula informatičko-tehnološki program – Sistem elektronskih faktura (SEF). Osnovne funkcije SEF-a su izdavanje ili slanje, čuvanje, primanje, prihvatanje ili odbijanje eFaktura za subjekte javnog i subjekte privatnog sektora (obveznici PDV-a). Takođe, SEF je pokrenut i u svrhu evidentiranja PDV. eFakture se šalju u XML formatu, a PDF format može biti opcija kao propratna dokumentacija.
Ko su obavezni a ko dobrovoljni korisnici SEF-a? Obaveznim korisnicima smatraju se subjekti javnog sektora – opšti nivo države u smislu zakona koji uređuje budžetski sistem odnosno korisnici javnih sredstava, kao i javna preduzeća u smislu zakona koji uređuje javna preduzeća, koje nije obuhvaćeno opštim nivoom države. Obavezni korisnici su i subjekti privatnog sektora, odnosno obveznici PDV, osim subjekta javnog sektora. U grupu obaveznih korisnika SEF-a spadaju i poreski punomoćnici stranih lica. Pod dobrovoljnim korisnicima SEF-a smatraju se svi subjekti koji nisu obavezni da koriste SEF po zakonu, ali se dobrovoljno opredele za korišćenje SEF.
Podsetimo se kako je tekla dinamika obaveza privatnog i javnog sektora:
Privatni sektor
- 1.5. 2022. – početak primene izdavanja eFaktura subjektima javnog sektora (budžetska/javna preduzeća)
- 1.7. 2022. – početak prijema i obaveze čuvanja eFaktura izdatih od strane subjekata javnog i privatnog sektora
- 1.1.2023. – početak izdavanja eFaktura subjektima privatnog sektora
- 1.1.2023. – početak obaveze evidentiranja obračuna PDV
Javni sektor
- 1.5.2022. – početak izdavanja eFaktura subjektima javnog sektora
- 1.5.2022. – početak prijema i obaveze čuvanja eFaktura izdatih od strane subjekata javnog i privatnog sektora
- 1.5.2022. – početak obaveze evidentiranja obračuna PDV
- 1.7.2022. – početak obaveze izdavanja eFaktura subjektu privatnog sektora
Zakon o elektronskom fakturisanju obuhvata fakture, avansne fakture, kao i dokument o smanjenju i dokument o povećanju. eFaktura se izdaje po osnovu izvršenog prometa dobara ili usluga, kao i za usluge pre prijema avansa i izvršenog prometa ili posle prijema avansa, a pre izvršenog prometa. Pod ovim se misli na prenos, ustupanje i davanje na korišćenje autorskih i srodnih prava, licenci i drugih prava intelektualne svojine. eFaktura se izdaje i kao zahtev za isplatu prema subjektu javnog sektora i drugi zahtev za isplatu, bez obzira da li po osnovu zahteva za isplatu postoji zakonska obaveza izdavanja eFakture.
Avansna eFaktura je faktura koja se izdaje po osnovu primljenog avansa za budući promet dobara ili usluga. Avansom se ne smatraju novčana sredstva koja su primljena na dan izvršenog prometa, odnosno posle izvršenog prometa. Dakle, ukoliko udođe do naplate pre dana isporuke robe ili izvršenja usluge obveznik je dužan da izda avansnu fakturu. Važno je znati i da se avansna eFaktura ne može stornirati ako je vezana za eFakturu koja nije stornirana. Avansna eFaktura koja nije prihvaćena, može da se veže za konačni račun.
eFaktura koja je primljena preko SEF-a, može da bude stornirana od strane subjekta koje ju je izdalo. Storniranje eFakture moguće je u statusu poslato, odbijeno ili odobreno. Kada eFaktura ima status „slanje“ ili „greška pri slanju“, tada se ona ne stornira nego se otkazuje.
Kako vam Minimax može pomoći?
Minimax je poslovno-knjigovodstveni program, direktno povezan na SEF i time omogućava direktno slanje eFaktura. U Minimaxu napravite svoje ponude, predračune, avansne i izdate račune veoma jednostavno i brzo. Ukoliko niste korisnik SEF-a, takođe imate mogućnost slanja računa u PDF-u mejlom, direktno iz programa. Izdvojite vreme i probajte Minimax – potpuno besplatno 30 dana možete da izdajete sva dokumenta i tako se uverite u lakoću rada kroz najomiljeniji knjigovodstveni program u regionu.
OVDE proverite sve pogodnosti za nove korisnike Minimax programa a jednom kada postanete naš korisnik- zaradite kroz provizije za preporuku.