U digitalnoj eri u kojoj živimo nije retkost čuti: "pređite u oblak", "rad u oblaku", "cloud rešenja". Za one koji rade u IT sektoru, ovaj termin je svakodnevica, ali da li "oblak" ili "cloud" i sve njegove mogućnosti razumemo i svi ostali?
U ovom blogu objasnićemo šta rad u oblaku znači na primeru poslovno-knjigovodstvenog programa. Da li zaista olakšava rad ili je samo još jedna komplikacija u svakodnevici knjigovođa i preduzetnika?
Kako cloud menja posao knjigovođe
Cloud jednostavno rečeno znači da se knjigovodstveni program koji koristimo ne nalazi na računaru u kancelariji, već na sigurnim serverima pružaoca usluge. Program i svi podaci su dostupni uvek - preduslov je samo internet konekcija.
Prva prednost clouda je to što nema instalacije programa na sam računar, odnosno nismo vezani za jedan uređaj. Cloud tako daje mogućnost da svoj posao, svoju kancelariju imamo uvek dostupnim, na bilo kom mestu, u bilo kom gradu. Verujemo da svaki knjigovođa u svojoj karijeri doživi kvar računara. Dve stvari su tada ključne: "kako da nastavite da radite" i "da li su podaci sačuvani". Kada radimo u cloudu - ako se desi kvar jednog uređaja, program je i dalje - sa svim sačuvanim podacima - dostupan na bilo kom drugom raspoloživom uređaju - laptopu, desktop računaru, mobilnom telefonu, tabletu. Putem korisničkog portala i pristupne šifre koju sami odredimo, ulogujemo se, nastavimo da radimo svoj posao, izlogujemo se. Kvar uređaja je primer problematične situacije, ali ako bismo za primer uzeli rad od kuće - prednost clouda može biti još jasnija i bliža.
Druga prednost cloud poslovanja jeste to što ne zavisimo od pomoći lica koja treba da nam reše eventualne zastoje u softveru, da dođu fizički do našeg računara kako bi uradili ažuriranje programa. Programi koji su na cloudu imaju mogućnost redovnih ažuriranja ali i podrške, stručnog tima, koji u najkraćem roku, online, pomaže da rešimo ono što sami ne znamo.
Kada se pominju ažuriranja, najčešće se misli na usklađivanje programa sa novonastalim zakonskim promenama i propisima neophodnim za rad knjigovođe i poslovanje preduzetnika.
Ranije, sa programima koji su bili instalirani na sam računar, svaka zakonska promena je značila i novu verziju programa i ponovnu instalaciju. U cloudu, tim delom se bavi tim koji radi razvoj programa. Najčešće kroz sam program ili mejlom, korisnik programa u cloudu dobije sistemsko obaveštenje da je program ažuriran i konkretno kojom novinom. Sa cloudom se više ne razmišlja „da li imamo poslednju verziju?“.
Ipak, najčešće pitanje o cloudu jeste „da li su podaci bezbedni?“ Ovo pitanje je realno postaviti i jedno je od prva tri koja se postavljaju pri upoznavanju novih korisnika programa na cloudu. Cloud ima svoju infrastrukturu i bezbedne centre za čuvanje poslovnih podataka sa nivoom zaštite koji je za većinu malih firmi nedostižan u sopstvenoj režiji i verovatno sve ono što prosečna kancelarija nema: strogu kontrolu pristupa, redovan backup, nadzor, mehanizme za oporavak u slučaju kvara. Za većinu manjih firmi i knjigovodstvenih agencija to je u stvari daleko viši nivo zaštite od "računara u ćošku" na koji se mnogi i dalje oslanjaju.
Danas sve više firmi i knjigovodstvenih agencija shvata da je to jednostavno praktičniji način rada.
Kako je iskusan knjigovođa iskoristio sve prednosti cloud programa, pročitajte u posebnom tekstu: Klijent-preduzetnik u Novom Sadu, knjigovođa na Zlatiboru, a firma perfektno funkcioniše!
Šta vlasnik firme realno ima od programa na cloudu
Na programu koji je u cloudu vlasnik može sam da se uloguje i pregleda sve brojke važne za kontrolu poslovanja: promet, dospele obaveze, fakture, naplatu. Knjigovođa i dalje radi posao i tumači te brojke, ali preduzetnik ne mora da čeka da bi video osnovnu sliku.
Cloud programi se lakše povezuju sa bankama, e-fakturama i drugim servisima. To znači manje ručnog prepisivanja, manje kopiranja i manje šansi za grešku.
Ako je program na cloudu automatizovan, preduzetnik vreme se troši na ono što zaista vredi - rast firme, analizu i planiranje.
Prednost istovremenog rada knjigovođe i preduzetnika – primer Minimaxa
Jednu od niza prednosti poslovanja u cloudu, pojasnićemo kroz Poštansko sanduče - besplatan alat u sklopu Minimax programa, namenjen razmeni dokumenata između preduzetnika i knjigovođe. Računi, bankovni izvodi i ostala dokumenta stižu direktno u program: neko će ih fotografisati preko mobilne aplikacije, neko će poslati mejlom, neko će ih uvesti iz računara ili preko SEF sistema e-faktura. Svi ti dokumenti sakupljaju se na jednom mestu, dostupni su i preduzetniku i knjigovođi u istom trenutku, a Minimax prepoznaje vrste e-dokumenata i priprema ih za knjiženje.
Rezultat je vrlo jednostavan: manje mejlova i priloga, manje izgubljenih računa, manje prepisivanja i dvostrukog rada.
Ovaj alat i niz drugih prednosti modernog poslovanja dostupni su i vama ukoliko još tragate za poslovno-knjigovodstvenim programom koji će pratiti vaše poslovanje.
Dovoljno je da se registrujete u demo verziju, ulogujete i saznate kako cloud knjigovodstvo funkcioniše u praksi.
