Najosnovnije o e-računima – primena obavezna od 1. maja

Do početka primene zakonske obaveze o izdavanju elektronskih računa ili faktura koja će važiti za sve privredne subjekte koji posluju sa javnim sektorom, ostalo je još mesec dana. Od 1. maja ti privredni subjekti prema Zakonu o elektronskom fakturisanju će biti u obavezi da šalju isključivo elektronske račune.

Ono što je važno znati, korišćenjem e-računa brže se posluje, mogućnost grešaka se svodi na minimum, a troškovi slanja faktura drastično se smanjuju. Predlažemo da uporedite troškove štampanja, pakovanja, slanja faktura poštom i satnice angažovanog radnika na mesečnom ili godišnjem nivou i mesečnu naknadu za korišćenje knjigovodstvenog programa sa opcijom slanje e-računa.

Pogledajte mini-vodič koji sadrži sve informacije o e-računu

Šta je e-račun?

Pogrešno je shvatanje da je izdavanje e-računa postupak slanja fakture mejlom. Elektronska faktura ili račun, skraćeno e-faktura ili e-račun jeste zahtev za isplatu po osnovu prometa dobara i usluga, dakle svaki dokument koji utiče na isplatu, zatim faktura koja se izdaje za promet bez naknade, kao i primljeni avansi, koji su izdati, poslati i primljeni u formatu koji omogućava potpunu automatizovanu elektronsku obradu podataka preko sistema elektronskih faktura (SEF). Jednostavnije, e-račun zapravo podrazumeva digitalizovanu, elektronsku formu dosadašnjih faktura i avansa koje su firme štampale i slale drugom pravnom licu ili javnom subjektu. Knjigovodstveni softveri omogućuju izdavanje, slanje, primanje, knjiženje i čuvanje e-računa i povezani su sa Sistemom elektronskih faktura (SEF).

Prednosti e-računa

Digitalizovanjem klasičnih, papirnih računa odnosno njihovim prebacivanjem u elektronsku formu, postiže se brže i efikasnije izdavanje i slanje računa drugom subjektu, bez gubljenja vremena na odlazak u poštu i izlaganju troškovima slanja. Takođe, nema više prekucavanja podataka u računovodstveni program i kasnijeg štampanja fakture što je još jedan vid značajnog troška. Posebno važno, ukoliko dođe do bilo kakve greške, račun se elektronski može i stornirati. Uz knjigovodstveni softver više nema potrebe za fizičkim arhiviranjem računa u registrima ni zauzimanja kancelarijskog prostora. Još jedna od prednosti knjigovodstvenih programa jeste mogućnost od strane nadležnih osoba u određenoj firmi ili kompaniji da ograniče uvid u deo sa e-računima. Na ovaj način se odgovornije raspolaže poslovnim podacima ali se i mogućnost grešaka svodi na minimum.

Kako odabrati dobar knjigovodstveni program za e-račune?

Veoma važna stavka jeste i odabir knjigovodstvenog programa u kojem će se formirati, izdavati, primati i čuvati e-računi. Program mora biti jednostavan za razumevanje, funkcionalan, pregledan i potpuno bezbedan. Uz to, birajte one programe koji imaju i online korisničku podršku, koju, u slučaju problema i nedoumica možete da kontaktirate i dobijete smernice za dalji rad. Pri odabiru knjigovodstvenog programa odnosno softvera, treba proveriti da li su povezani i podešeni za automatsko slanje državnom sistemu, Sistemu elektronskih faktura (SEF).

Kada imate program sa karakteristikama koje zadovoljavaju vaše poslovanje, sa dobrom podrškom, i još je moguće da obavljate sve gore navedeno – slanje, primanje i čuvanje računa, onda kažete da imate dobar program. Ukoliko program nema implementiranu opciju e-računa, e-račun možete poslati i ručnim unosom na stranici SEF-a ali to nije suština digitalizacije poslovanja.

Takođe, bitno je odabrati program koji nudi automatsko i besplatno ažuriranje novih Zakonskih propisa. Treba obratiti pažnju da li program ima mogućnost automatskog knjiženja, automatskog unosa izvoda i drugih bitnih stvari za poslovanje. Knjigovodstveni programi nude i mogućnost obrade zarada zaposlenih te je još jedna od važnih stavki o kojoj treba da se raspitate prilikom odabira kako se obračun radi, kako se radnicima šalje. Informišite se i o načinu pristupa knjigovodstvenom programu za koji ste zainteresovani.

Na tržištu postoji više knjigovodstvenih programa, a zbog svoje kompletnosti, jednostavnosti za korišćenje, bezbednosti za korisnike i lakog pristupa ne samo iz kancelarije nego sa bilo kog mesta, izdvaja se popularni program „Minimax“, koji sadrži sve gore nabrojane komponente. Ovaj program ne zahteva instalaciju nego mu pristupate kako na vašem osnovnom računaru za rad tako i na bilo kom drugom, naravno uz određene sigurnosne parametre, a može se pristupiti i sa mobilnog telefona, čime dobijate mogućnost uvida u stanje ali i upravljanja podacima u svakom momentu.

Neke od najčešćih nedoumica vlasnika firmi

Ukoliko već posedujete računovodstveni program, onda znate koliko vam on pomaže u radu. Ali, ostaje uvek sumnja: da li je funkcionalan u svim segmentima poslovanja? Da li možete npr. direktno iz programa da šaljete račune svom klijentu, da li pamti vreme slanja? Da li možete primite izvod direktno iz banke u program? Da li možete obračun plate poslati direktno iz programa kao zaključan fajl da ga niko drugi ne može otvoriti?

Pitanja i nedoumica može biti mnogo. Ono što je za svakog vlasnika bitno je da je prilikom odabira programa imao pravog sagovornika koji ga je na neka od ovih pitanja i podsetio. Sve to spominjemo zato što je promena programa, čak iako ne ispunjava naše zahteve, veliki izazov za sve koji u tom postupku učestvuju pa se često odlaže. Stoga pažljivo i odgovorno birajte.

Cena knjigovodstvenog programa

Knjigovodstvene programe možete plaćati na mesečnom ili godišnjem nivou, zavisi od programa do programa. A opet cene su, ukoliko se vratimo na početak teksta i uporedimo godišnju finansijsku stavku za slanje računa poštom, kada je slanje e-faktura besplatno u okviru programa višestruko povoljnije. Naravno kada postoji više paketa – imate mogućnost da napravite svoj plan troškova u skladu sa potrebama poslovanja. 

Ono što nema cenu jeste činjenica da kroz e-fakture kao deo digitalizacije potenciramo odbacivanje papirnog poslovanja, samim tim spšavamo deo prirode tako neophodne za sve nas. Uživajmo u tome što kroz naše odgovorne postupke danas- brinemo o planeti koju sutra ostavljamo naraštajima.

Sve što treba da znate o e-računima – primena obavezna od 1. maja

 

(Visited 1.476 times, 1 visits today)