Knjigovodstvene agencije odavno više ne posluju samo kao servis za evidenciju poslovnih promena. Nekada je fokus bio pre svega na unosu dokumentacije, knjiženju i predaji prijava, dok se danas od knjigovođa očekuje mnogo šira podrška klijentima.
Potrebno je pratiti propise, razumeti digitalne servise, obrađivati dokumentaciju, pripremati obračune, odgovarati na pitanja klijenata i obezbediti da sve bude urađeno tačno i na vreme.
Zbog toga je dobra organizacija rada sve važnija - od načina na koji se prikuplja dokumentacija, do obrade podataka, izveštavanja, saradnje sa klijentima i praćenja obima posla u samoj agenciji.
U nastavku izdvajamo nekoliko situacija iz svakodnevnog rada knjigovodstvenih agencija i načine na koje Minimax može da bude podrška u njihovom organizovanju.
Kad dokumentacija stiže sa svih strana
Situacija iz prakse
Ponedeljak ujutru, a dokumentacija od klijenata je već stigla kroz nekoliko različitih kanala - nekoliko računa na mejl, par fotografija u porukama, izvod u PDF-u i fascikla papirne dokumentacije koja čeka na stolu.
Kada agencija vodi knjigovodstvo za veći broj klijenata, ovakve situacije se ponavljaju iz dana u dan, samo sa drugim imenima u inboxu.
Ako dokumentacija nije prikupljena na jednom mestu, teže je zadržati pregled nad tim šta je stiglo, šta još nedostaje i šta je spremno za obradu. Sa druge strane, kada se podaci iz dokumenata dalje vode kroz odvojene evidencije, povećava se potreba za ručnim unosom, proverama i usklađivanjem.
Isti podaci se tada često proveravaju ili unose više puta, što oduzima vreme i povećava mogućnost greške.
Kako Minimax može da olakša ovaj proces?
Uz Minimax, klijent i knjigovođa mogu raditi u istom programu, pa su dokumenta koja klijent unese odmah vidljiva knjigovodstvenoj agenciji. Klijent može samostalno da unosi ili izdaje određena dokumenta, dok knjigovođa ima pregled nad podacima i može ih dalje obrađivati u programu, bez nepotrebnog prepisivanja i ručnog prenošenja.
Minimax omogućava rad sa ulaznim i izlaznim dokumentima, izvodima i Poštanskim sandučetom, pa dokumentacija može biti organizovana u jednom sistemu, umesto da se traži kroz mejlove, foldere i poruke.
Kada dokument uđe u sistem, podaci se mogu koristiti kroz povezane procese - od obrade ulaznih i izlaznih računa, preko eFaktura i fiskalizacije, do evidencija, izveštaja i pripreme podataka za knjiženje.
Na taj način agencija lakše prati tok dokumentacije, smanjuje potrebu za ručnim prenošenjem podataka i dobija više prostora za proveru, kontrolu i stručnu podršku klijentima.
Tu razliku najbolje opisuje Norbert Sabadi, osnivač agencije Finex, koja sa Minimaxom radi više od pet godina: "Sve vreme koje smo pre prelaska na Minimax koristili za, žargonski rečeno 'lopatanje' dokumentacije, sada koristim za kontrolu, edukaciju i za nove klijente." U njegovoj agenciji klijent unosi nacrt ulaznog računa i skenirani dokument, dok knjigovođa proverava i potvrđuje šemu knjiženja.
Pročitajte ceo tekst: Norbert Sabadi, Agencija Finex - prvih pet godina sa Minimaxom
Kad su podaci već uneti, ali u drugom programu
Situacija iz prakse
Klijent kaže da su svi podaci već uneti - samo što se nalaze u programu koji agencija ne koristi. To može biti aplikacija za prodaju, internet prodavnica, program za fakturisanje, evidencija zaliha ili neko drugo rešenje koje klijent koristi u svakodnevnom poslovanju.
Podaci postoje, ali su u drugom sistemu. Da bi ušli u knjigovodstvenu evidenciju, često ih je potrebno posebno preuzeti, proveriti, prilagoditi ili ručno preneti.
Kod agencija koje rade sa klijentima iz različitih delatnosti, ovakvih izvora podataka može biti više, a svaki dodatni ručni korak povećava vreme obrade i mogućnost greške.
Kako Minimax može da olakša ovaj proces?
Minimax omogućava povezivanje sa drugim aplikacijama koje klijenti koriste, što olakšava razmenu podataka i smanjuje potrebu za ručnim prenošenjem informacija između različitih sistema.
Na primer, podaci iz internet prodavnice, POS sistema mogu se, kroz odgovarajuće povezivanje, prenositi u Minimax, čime se smanjuje potreba za ponovnim unosom artikala, kupaca, računa ili porudžbina.
Na taj način knjigovodstvena agencija može lakše da radi sa podacima koji nastaju u drugim poslovnim procesima klijenta, uz bolji pregled i manje ponavljanja istog posla.
Ako klijent koristi program koji trenutno nije na listi integracija, to ne mora biti prepreka - Minimax omogućava i naknadno povezivanje sa novim aplikacijama, uz podatke o programeru koji rešenje razvija.
Kad propisi menjaju pravila usred obračuna
Situacija iz prakse
Nova izmena stupa na snagu, a agencija u tom periodu već radi obračune, prijave i evidencije za više klijenata istovremeno.
U takvim situacijama pitanje nije samo šta se promenilo, već i da li je program već usklađen sa novim pravilima i šta je potrebno proveriti pre slanja prijave, obračuna ili izveštaja.
Kod ponavljajućih obaveza, kao što su obračun zarada, PDV evidencije, eFakture ili fiskalizacija, ta usklađenost je važna iz meseca u mesec, posebno kada se rokovi preklapaju.
Kako Minimax može da olakša ovaj proces?
Minimax se redovno usklađuje sa zakonskim promenama i ažurira u skladu sa važećim propisima, kako bi knjigovođe svakodnevne obaveze mogle da vode kroz pouzdan sistem.
Program podržava važne procese kao što su eFakture, fiskalizacija, PDV evidencije, obračun zarada i izveštaji, čime agenciji olakšava rad sa različitim obavezama klijenata.
Kod ponavljajućih obračuna, poput obračuna zarada, prethodni obračuni mogu se koristiti kao osnova za novi period, dok priprema naloga za plaćanje pomaže da se obaveze brže organizuju i lakše sprovedu. Na taj način se smanjuje potreba za ručnim unosom podataka i dodatnim proverama.
Kad klijent traži odgovor odmah
Situacija iz prakse
Klijent pozove u toku dana sa pitanjem: „Kakav mi je promet ovog meseca?“ ili „Da li je ta faktura plaćena?“.
Odgovor postoji, ali ako su podaci u više evidencija, njegovo pripremanje često znači da knjigovođa treba da otvori nekoliko pregleda, uporedi informacije i tek onda se javi klijentu.
Kod agencija sa većim brojem aktivnih klijenata, ovakvih pitanja tokom meseca ima mnogo. Svako od njih pojedinačno ne mora da deluje zahtevno, ali zajedno mogu oduzeti značajan deo vremena koje je teško planirati unapred.
Kako Minimax može da olakša ovaj proces?
Minimax omogućava pregled podataka, evidencija i kreiranje izveštaja na jednom mestu, što knjigovođi olakšava pripremu informacija za klijenta.
U zavisnosti od dogovora, klijent može imati samo uvid u poslovanje ili aktivnije koristiti program - na primer za izdavanje faktura, putne naloge, zalihe ili rad sa narudžbinama. Na taj način agencija i klijent mogu jasnije da podele obaveze, dok podaci ostaju dostupni u istom sistemu.
Kada su podaci dostupni online i povezani, agencija može brže da proveri stanje, pripremi odgovor i pruži kvalitetniju podršku u svakodnevnom radu sa klijentima.
Istovremeno, jasniji pregled podataka može pomoći agenciji da lakše razdvoji redovne knjigovodstvene usluge od dodatnih analiza, posebnih izveštaja i savetodavne podrške.
Kad ista cena krije različit obim posla
Situacija iz prakse
Na kraju meseca, fakture koje agencija šalje klijentima mogu izgledati slično kao i prethodnog meseca - isti paket usluga, ista cena.
Međutim, iza toga se često krije različit obim rada. Jedan klijent je imao dodatne provere, drugi hitne ispravke, treći više komunikacije, a kod četvrtog je bilo potrebno pripremiti dodatno objašnjenje ili posebnu stavku.
Ako se takve aktivnosti ne prate, deo rada ostaje nevidljiv. Agencija tada teže procenjuje gde odlazi najviše vremena, koji klijenti zahtevaju dodatno angažovanje i da li postojeći paketi usluga zaista odgovaraju obimu posla.
Kako Minimax može da olakša ovaj proces?
Minimax omogućava pregled statistike organizacija i knjiženja po organizacijama, što agenciji daje jasniji uvid u raspodelu posla i aktivnosti koje zahtevaju najviše angažovanja.
Pored toga, Minimax omogućava obračun usluga knjigovodstvenih agencija kroz praćenje usluga koje se pružaju klijentima i evidenciju ko ih je od zaposlenih izvršio.
Agencija tako dobija jasniji uvid u obim rada po klijentima, broj knjiženja, obračune i dokumente, što može biti korisno za planiranje kapaciteta, korekciju postojećih paketa usluga, formiranje cena i nagrađivanje zaposlenih.
Uz mogućnost automatskog fakturisanja usluga i dodavanja dodatnih stavki, poput savetovanja ili izrade ugovora, lakše je prikazati stvarnu vrednost rada koji se svakodnevno obavlja.
Slične izazove prepoznao je i Milan Trbojević, osnivač knjigovodstvene agencije Knjiški moljac. Na Minimax webinaru podelio je kako je uz program uspeo da automatizuje 70% dokumentacije, optimizuje komunikaciju sa klijentima i jasnije definiše cenovnu politiku agencije.
Pogledajte snimak webinara: Kako je Minimax unapredio moj biznis
Podrška, uputstva i razvoj programa
Pored funkcionalnosti programa, knjigovodstvenim agencijama je važna i podrška u svakodnevnom radu. Kada tim radi sa više klijenata, različitim vrstama dokumenata i čestim zakonskim izmenama, važno je da korisnici mogu brzo da pronađu informaciju, razumeju proces i dobiju pomoć kada im je potrebna.
Minimax korisnicima pruža besplatnu komunikaciju sa podrškom, uputstva i edukativne sadržaje koji olakšavaju korišćenje programa i snalaženje u različitim procesima.
Program se kontinuirano razvija, uz praćenje zakonskih izmena i korisničkih potreba, što je posebno važno za agencije koje svakodnevno rade sa većim brojem klijenata.
Pored podrške i edukativnih sadržaja, Minimax okuplja zajednicu knjigovodstvenih agencija kroz susrete korisnika i spisak knjigovodstvenih agencija, što agencijama može doneti dodatnu vidljivost i priliku za razmenu iskustava.
Krajnji cilj ostaje isti: da knjigovodstvenim agencijama ostane više vremena za ono što donosi najveću vrednost - stručnost, savetovanje i kvalitetnu saradnju sa klijentima.
Ako prepoznajete neku od ovih situacija u radu svoje agencije, saznajte kako Minimax može da vam pomogne, možete se registrovati sami na DEMO verziju i besplatno je koristiti 30 dana. Za dodatne informacije i pomoć pri registraciji, pozovite 021/63-100-64.
Sadržaj ovog teksta ima isključivo informativni karakter. Seyfor d.o.o. ne pruža pravne, poreske niti računovodstvene savete. Za tumačenje konkretnih situacija potrebno je obratiti se nadležnim institucijama ili ovlašćenim stručnim licima.
