Organizujte svoje vreme za efikasnije poslovanje
Čestitamo! Napravili ste svoj prvi korak ka efikasnijem i uspešnijem poslovanju. Sama činjenica da ste ovde, i da čitate ovaj članak, znači da ste uvideli vrednost organizacije vremena.
Većina preduzetnika i radnika, na samom početku poslovnog života, veruje da su za uspešno poslovanje potrebni entuzijazam i energija. Naravno, to je tačno, ali ne u potpunosti. Entuzijazam i energija su sastavni deo uspeha, međutim, oni nisu neograničeni. Kako bi se očuvali, potrebno je upotrebiti ih valjano.
Tokom godina, mi smo naučili neke veoma bitne lekcije kada je u pitanju organizacija vremena. Shvatili smo da, uprkos neodoljivoj potrebi, nije moguće posvetiti se svakom problemu ili zadatku odmah, i u potpunosti. Iznova i iznova takva praksa je dovodila do iscrpljenosti, uvećanog stresa, i grešaka.
Kako bismo izbegli slične situacije, morali smo pronaći neki sistem koji bismo pratili. Nije bilo dovoljno samo unositi obaveze u kalendar, falila nam je neka hijerarhija. Tako smo došli do matrice HITNO – BITNO. Uvođenjem ovog sistema uspeli smo da organizujemo svoje vreme na dnevnom, nedeljnom, mesečnom, pa čak i godišnjem nivou.
Uz dobru organizaciju i poverenje u sistem uspeli smo da smanjimo broj grešaka, povećama zadovoljstvo i efikasnost. Naše je mišljenje da bi svaki preduzetnik, radnik, ili poslovođa mogao da upotrebi ovaj sistem da uradi isto. Kad smo već kod toga, šta kažete da Vam ispričamo malo više o tome kako da odredite šta je hitno, šta bitno, a šta zaista nevažno?
Organizaciona matrica – Vaš put do efikasnijeg poslovanja
Ljudi su vizuelna bića, pa tako znamo iz iskustva da ćete vrlo lako i efikasno postaviti prioritete a samim tim i bolje organizovati svoje vreme uz sistem HITNO – BITNO, koji je najlakše je predstaviti kroz tabelu. U tu tabelu unosite sve Vaše obaveze i aktivnosti. Ovo možete raditi svakog dana, jednom nedeljno, ili u bilo kom vremenskom intervalu koji Vama odgovara. Najbitnije je biti iskren, i realan, po pitanju toga kojoj aktivnosti je mesto u kom delu tabele. Znamo da je to ponekad teško, pogotovo kada ste zatrpani poslom, ali će Vam smeštanje aktivnosti na njihovo pravo mesto najviše pomoći da se izborite sa tom zatrpanošću. Ne samo to, već će Vam i doneti više sreće i olakšanja što se budete dalje kretali kroz tabelu.
Hajde da počnemo od prvog kvadrata – BITNO + HITNO. U ovaj kvadrat upisujete zadatke koji zahtevaju Vašu pažnju odmah, i koje mogu imati ozbiljne posledice ukoliko to ne uradite. Daćemo Vam nekoliko primera:
- Problemi sa ozbiljnim posledicama
- Projekti sa rokovima
- Važni sastanci
- Važni izveštaji
Naravno, ponekad nam deluje kao da su svi sastanci važni i da su svi izveštaji važni, ali to je retko kada slučaj. Poređajte sve aktivnosti po tome kolike će posledice neobavljane istih imati po Vaše poslovanje, i tako odredite koliko su zaista bitni.
Kako bismo Vam pomogli da što bolje primenite savete sa kojima se susrećete pripremili smo i Vašu HITNO – BITNO matricu koju možete odmah da preuzmete klikom na sliku ispod:
Prelazimo na sledeću kategoriju – NIJE BITNO + HITNO. U ovu kategoriju spadaju zadaci koji zahtevaju Vašu pažnju i posvećenost odmah, ali nemaju neke velike posledice ukoliko ih zanemarimo. Daćemo Vam nekoliko primera:
- Neželjena e-pošta sa varljivim naslovima
- Suvišni izveštaji
- Nevažni sastanci
- Popularne aktivnosti
Ne dozvolite da Vam ove aktivnosti oduzimaju vreme koje možete posvetiti bitnijim zadacima. Upravo ove aktivnosti su najopasnije, jer većina nas ima potrebu da se sa njima pozabavi odmah, iako bismo vreme mogli utrošiti na nešto drugo.
Sledeći kvadrat je – NIJE HITNO + BITNO. Ove aktivnosti predstavljaju dugoročne ciljeve, tačno one koji dovode do uspeha na nekom većem nivou. Ni slučajno ih ne smemo zapostaviti u potpunosti, ali ne bismo trebalo ni da im posvećujeme previše vremena. Pogotovo ukoliko imamo zadatke koji mogu imati posledice u sadašnjosti. Daćemo Vam nekoliko primera:
- Priprema
- Prevencija
- Planiranje
- Izgradnja odnosa
- Stručno znanje
Dobro razmislite o ovim aktivnostima, i imajte ih na umu stalno. One će Vam omogućiti da unapredite svoje poslovanje, sebe, i sliku o Vama kao poslovnoj osobi. Međutim, postarajte se prvo da su sve Vaše dnevne obaveze u redu.
Najzad, dolazimo do kategorije koja predstavlja najbesmisleniji utrošak vremena – NIJE HITNO + NIJE BITNO. U ovom kvadratu se mogu pronaći razne aktivnosti, ali najčešće se nalaze one kojima baš i nije mesto u jednom radnom danu. Daćemo Vam nekoliko primera:
- Besmisleni rad
- Traćenje vremena
- Neželjena e-pošta
- Besmisleni telefonski pozivi
- Besciljne posete društvenim mrežama
Iako ove aktivnosti mogu doneti određenu dozu olakšanja, ili rešavanja stresa, važno je naći pravo mesto i vreme za njih. Postarajte se da su sve druge obaveze rešene, pre nego što se pozabavite aktivnostima u ovom kvadratu. Takođe treba napomenuti da je uživanje i razonoda vrlo bitno, ali će biti najdelotvornije kada su sve obaveze rešene i kada možete da ih iskoristite kao nagradu za same sebe.
Organizacijom do novih pobeda
Nadamo se da ste preuzeti tabelu u tekstu iznad, i baciti se na organizaciju čim pre. Možemo Vam garantovati da, ukoliko se budete pridržavali Vašeg plana, možete očekivati velike napretke u svom poslovanju vrlo brzo. Napomenućemo još jednom – budite iskreni!
Ukoliko niste, jedini koji će osetiti posledice ste Vi sami. Ukoliko jeste, svi oko Vas osetiće poboljšanje u Vama samima, i Vašem poslovnom životu. U ovom slučaju, put do pobede popločan je radom, trudom, i pametnom organizacijom vremena. Sigurni smo da ćete Vi poći tim putem koliko već sutra!
